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会社の事務所を移転する際には、あらかじめ関係先に移転先などを伝えておく必要があります。移転のお知らせはメールで送るべきか、書面で送るべきか、いつまでに送ればよいのか迷っていませんか？
今回は、事務所移転時のお知らせを送る時期や具体的な手順、移転のお知らせの例文を紹介します。お知らせを送る際の注意点もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
事務所移転時には「いつまでに」「何を」知らせる？
はじめに、事務所移転時に関係先へお知らせを送る場合、いつまでに何を知らせるべきかを確認しておきましょう。
移転・住所変更のお知らせを送る時期
事務所移転のお知らせは、詳細が決まった時点で関係先へメールで通知します。その後、移転1カ月前には書面で伝える流れが一般的です。
関係先は事務所移転に伴い、取引先情報などの変更処理をしなくてはなりません。取引先情報を更新するなど、社内システムの複数箇所を変更する作業が発生する可能性があります。まず速報として移転先情報をメールで伝えておくことにより、取引先はこうした作業を余裕をもって進められるでしょう。
移転のお知らせに必ず記載すべき事項
移転先のお知らせに必要な記載事項として、下記の項目が挙げられます。
- 日頃お世話になっていることへのお礼文
- 移転先情報（住所・電話番号など）
- 移転先の地図、アクセス
- 移転に伴う休業期間
- 新事務所での営業開始日
移転に伴い、電話番号やFAX番号が変更になるのかどうか、具体的にいつから新住所へ郵送物などを届ければよいのか、といった点は、関係先にとってとくに把握しておきたい情報のはずです。間違いのないよう明確に記載しましょう。
事務所移転のお知らせを送る手順
事務所移転のお知らせを送るまでの手順について解説します。抜け漏れなく計画的に進める必要があるため、全体の流れを押さえておくことが大切です。
1. 送付先をリストアップする
事務所移転のお知らせを送るべき関係先をリストアップしていきます。取引先リストなどを活用して、漏れなくリストアップしていくことが大切です。最近取引を始めた関係先や、商談中の関係先などについても各担当者から挙げてもらい、最新情報にもとづくリストを作成しておく必要があります。
リストが完成したら、必ず重複データの有無を確認しましょう。異なる担当者が同じ関係先を挙げていたり、同じ企業の別部門が複数挙げられていたりするパターンも想定されます。最終的に企業名・住所・代表者名に誤りがないか複数名でチェックを実施し、ミスのないリストに仕上げましょう。
2. 送付方法を決める
次に、お知らせの送付方法を決めていきます。前述の通り、一般的には詳細が決まった時点でメールを送付し、移転日1カ月前に書面を送付するのが一般的な流れです。
他にも、自社ホームページに移転に関するお知らせを掲載したり、SNSにて告知したりする方法もあります。営業担当者が配布できるようチラシを作成する方法や、来訪者向けにポスターを掲示するのも1つの方法です。メールと書面によるお知らせを基本にしつつ、さまざまな方法で移転に関する情報を伝えていくとよいでしょう。
3. お知らせの文面を作成する
後述するお知らせの例文を参考に、メール・書面の文面を作成します。作成し終えた文面は記載事項に誤りがないよう入念に校正を実施しましょう。
また、書面で送付するお知らせに関しては印刷や発送に日数を要することも考慮しておく必要があります。移転日の1カ月前には発送を終えられるよう、計画的に進めていくことが大切です。
4. 送信する
あらかじめ作成しておいた関係先リストにもとづいて移転のお知らせをメール送信していきます。自社ホームページに移転案内を掲載する際には、お知らせのメールを送るタイミングに合わせてページを更新しましょう。関係先がメールよりも先にホームページの掲載情報を目にして混乱することのないよう注意する必要があります。
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