オフィス移転やリニューアルに関するチェック項目をまとめた資料です。タスクの多いオフィス移転を漏れなく進めるためにぜひダウンロードください。
オフィス移転に伴って不可欠なプロセスの1つに「事務所移転案内の送付」が挙げられます。移転のお知らせには何を書けばよいのか、どのような方法で送付するべきか迷っている経営者、担当者の方は多いのではないでしょうか。
今回は、年間100件以上の移転をサポートしているコニカミノルタが事務所移転に使える「移転のお知らせの作成と伝える方法」について、すぐに使える例文とともに詳しく解説します。
目次
そもそも事務所移転のお知らせを送る意味とは
そもそも、なぜ事務所を移転するタイミングで顧客や取引先に対してお知らせを送付するのでしょうか。ここには大きく分けて2つの意味があります。
事務所・オフィス移転の事実を伝える
事務所移転のお知らせを送る最も重要な目的として、オフィスの場所が変わる事実を伝えること、新オフィスの住所や連絡先を明確に知らせることが挙げられます。
顧客や取引先がオフィス移転の事実を知らなければ、請求書や納品書などの郵送先や商談の場所が共有されず、業務に支障をきたす恐れがあります。オフィス移転に伴って電話番号が変更となる場合には、そもそも連絡がつかないといった事態にも陥りかねません。
このように、オフィスの移転は事業を運営していく上で重要な転機となりえます。移転日時や新オフィスでの業務開始日なども含めて、顧客や取引先に正確な情報を伝えることが重要です。
顧客や取引先に対して感謝の気持ちを伝える
事務所移転のお知らせ送付には、顧客や取引先に対して感謝の意を伝えるという意味合いも込められています。事業拡大に伴うオフィス移転であれば、顧客や取引先との良好な関係なくしては成し遂げられなかったともいえるでしょう。事務所移転のお知らせを通して、日頃の感謝の気持ちをあらためて伝えることも、お知らせを送付する重要な目的の1つです。
単に移転の事実だけを伝える文面では、事務的で冷たい印象を抱かれてしまいかねません。今後も取引を継続し、良好な関係を維持していくためにも、会社として感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。
事務所移転のお知らせの送り方
事務所移転のお知らせを送付する際の手順について解説します。
手順1：移転のお知らせを伝える方法を検討
はじめに、移転の事実を知らせる方法について検討します。
企業同士の正式なやり取りとしては、書面による通知がベストです。一方で、実務担当者間での業務に支障をきたすことのないよう、迅速に情報を共有する必要があります。そのため、メールまたはFAXで移転のお知らせを送ったのちに、あらためて書面で正式な案内状を送付するのが望ましいでしょう。
また、一般の顧客窓口や店舗機能を兼ねた事務所を移転する場合には、不特定多数の顧客に対して周知する必要があります。顧客情報をもとに、書面やメールではもちろん、ホームページやSNSなどでも周知しておくのが得策です。
手順2：「移転のお知らせ」の文面を作成
移転のお知らせを送付する方法が決まったら、次に文面を作成します。文面には以下の必須事項を必ず盛り込んでおきましょう。
- 新住所
- 新電話番号
- 新FAX番号
- 地図
- 業務開始日
- 電話やFAXなどの連絡が不通になる時期と代替電話番号
電話やFAXが不通になる時期については、各担当が個別に文面を考えるのではなく、取引先や顧客ごとにフォーマットを作成しておくのが得策です。こうすることで社員の負担を最小限に抑えられるでしょう。この場合、書面・メール・FAXといった送付方法に対応した文面をそれぞれ作成しておくことが大切です。
また、会社代表番号や部署ごとの通常電話番号、FAX番号が使えない間の代替電話番号を用意している場合は、その情報も記載しておきましょう。
手順3：移転のお知らせの送付先をピックアップ
文面の作成が完了したら、顧客や取引先、その他関係先など案内を送付する宛先をリストアップしていきましょう。書面で送付すべき宛先、メールまたはFAXで送付すべき宛先など、送付方法に応じて分けておくと作業を効率できます。
- 1
- 2
