オフィス移転やリニューアルに関するチェック項目をまとめた資料です。タスクの多いオフィス移転を漏れなく進めるためにぜひダウンロードください。
企業がオフィス移転をする場合、賃貸借契約や引っ越し作業に関わる膨大なタスクが存在し、それらに漏れなく対応しなければなりません。移転当日になって「○○のタスクを忘れていた」という事態が発生した場合、さまざまな関係先に影響を及ぼすことになります。そのような事態を防ぐために役立つのが、オフィス移転のチェックリストです。
今回はオフィス移転に役立つチェックリストを紹介するとともに、特に重要なタスクについても詳しく解説します。
目次
オフィス移転に役立つチェックリスト
オフィス移転の際には、新オフィスとの不動産契約や引っ越し作業以外にもやるべきことが多く存在するため、担当者や部署ごとにタスクを割り当てるケースもあります。
しかし、膨大なタスクをこなしていくうえでは、対応の漏れや遅れが生じることも考えられます。そのようなリスクを防ぐためには、オフィス移転のチェックリストを活用することが効果的です。
オフィス移転のチェックリストとは、旧オフィスの解約手続きや新オフィスの不動産契約、オフィスレイアウトの作成、OA機器をはじめとしたオフィス備品の手配など、タスクを整理し一覧にまとめたもののことです。
コニカミノルタでは、「オフィス移転チェックリスト」を公開しており、Webサイトから無料でダウンロードできます。オフィス移転が決まったら、まずはこのチェックリストをダウンロードし、必要なタスクを割り出してみましょう。そのうえで、担当者や部署ごとにタスクを割り当て、計画的にオフィス移転を進めていくと対応漏れや遅れを未然に防止できるはずです。
チェックリストのダウンロードはこちらから 
旧オフィスの退去時にやること
オフィス移転時の作業には大きく分けて旧オフィスの退去時に行うべきことと、新オフィスへの入居時に行うべきことに分けられます。まずは旧オフィスの退去時に行うべきことを整理してみましょう。詳細はチェックリストに掲載しております。ご活用ください。
賃貸借契約の解約
法人向けオフィスの賃貸物件は、多くの場合3～6カ月程度前に解約を申し出なければなりません。オフィス物件の規模や契約条件によっても解約予告の時期は異なるため、どのような条件となっているのかを事前に確認しておきましょう。管理会社へ解約を申し出たタイミングで、賃貸契約の解約日を確定します。
オフィスの原状回復
解約予告のタイミングを確認すると同時に、忘れてはいけないのが原状回復の条件です。原状回復とは、入居時の状態に戻すことを意味します。
法人向けのオフィス物件の多くは、スケルトンといって内装工事がされていない状態で貸し出されます。そのため、退去時には壁紙やカーペット、照明器具、パーティション、通信用の配線設備などを撤去した状態で引き渡さなければなりません。
ただしオフィス物件によっては、セットアップオフィスといって、内装やその他設備が一式揃った状態で貸し出されている場合もあります。現在入居しているオフィスがスケルトン物件なのか、セットアップオフィスなのかを確認したうえで、原状回復はどこまで行うべきなのかを管理会社へ問い合わせておきましょう。そして、管理会社への明け渡し日までに原状回復工事を全て完了させておく必要があります。
ちなみに、原状回復については以下の記事でも詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
引っ越し業者との打ち合わせ
オフィス物件の解約日、および明け渡し日が決まったら、全ての備品を新オフィスへ移動させる引っ越しの日程を確定させます。引っ越し業者の担当者も交えて、スケジュールの確認や搬出する荷物の量、大きさ、搬出経路などを事前に確認してもらいましょう。ビルによっては引っ越し作業の時間帯や搬出経路などが細かく指定されることもあるため、事前に確認しておくか管理会社の担当者に同席してもらうと安心です。
新オフィスへの入居時にやること
次に、新オフィスへの入居時にやるべきことを紹介します。
賃貸借契約の締結
入居先のオフィスを決定したら、管理会社と賃貸借契約を締結します。賃貸借契約とは、賃料や管理費、契約期間および更新手続き、初期費用、契約の解除規定などを取り決め、オフィスを貸す側と借りる側の双方が契約することです。
賃貸借契約をもって正式に入居日も決定するため、そのあとにオフィスの内装工事日や引っ越しスケジュールを立案しましょう。
レイアウトの作成
入居日が決まったら、内装工事に間に合うようにレイアウトの作成に入ります。レイアウトとは、オフィス内でのデスクの位置や会議室の場所、休憩スペースなどを確保する作業です。
レイアウトの作成に当たっては、内装工事業者と相談、または現地へ立ち会いのうえで検討するのが一般的です。ただし、オフィスによっては指定工事業者が存在するケースもあります。工事業者が指定されていると、借り主側が複数の工事業者から見積もりをとって比較・検討することもできないため、賃貸借契約の際に確認しておきましょう。
OA機器の導入
業務上不可欠な複合機やPCはもちろんですが、什器やキャビネットなども忘れずに準備しておきましょう。
旧オフィスで利用していた機器や備品を新オフィスでも利用する場合には、引っ越しの際に搬入口から持ち込める大きさであるかも確認しておく必要があります。また、電話やネットワークなどの通信環境を構築するための配線工事が必要になることもあるため、工事業者への手配も忘れないようにしましょう。
取引先への通知および関係省庁への提出
顧客や取引先に対し、オフィスが移転したことを知らせなければなりません。オフィス移転の1カ月前を目処に通知しておくのが一般的です。ただし、請求書や納品書の発行など、実務レベルでは数カ月前から通知しておかなければならない場合もあるため注意しましょう。
また、それ以外にも法務局や税務署、社会保険事務所など、関係省庁に対しても会社住所が変わったことを所定の手続きによって通知する必要があります。
ニューノーマル時代を見据えたオフィス移転とは
コロナ禍によってテレワークを導入する企業が増え、オフィスの在り方が変化しつつあります。ニューノーマルの時代を見据えたとき、今後のオフィスはどうあるべきなのでしょうか。旧オフィスでの課題も念頭に入れながら、新オフィスのあるべき姿を考えてみましょう。
オフィスの縮小化
新型コロナウイルス感染症が収束したあともテレワークを定着させようと検討している企業は存在しているほか、働き方改革の一環としても今後テレワークは一般化していくと考えられます。
その結果、毎日のようにオフィスへ出勤する社員の割合は減ると予測されることから、従来よりもオフィス面積を縮小しようと考える企業が増える可能性があります。
オフィス移転を検討する際には、自社にとって適切な規模や面積であるかをあらためて確認することが重要と言えるでしょう。
オフィスの分散化
感染症対策を考えたとき、ひとつのオフィスに多くの社員が密集した状態で働く環境は理想的とは言えません。また、地震や台風などの大規模災害が発生した場合においても、ひとつのビルやオフィスに会社機能が一極集中していると、BCP（事業継続計画）の観点から見てもリスクが高いと言えるでしょう。
そのため、万が一有事が発生した際にも会社機能を存続させ事業を継続していくためにも、サテライトオフィスなどを活用したオフィスの分散化は有効な手段のひとつです。
レイアウトの見直し
オフィス移転に伴い、これまでよりも働きやすいオフィスに改善しようと考えるケースも多いものです。そこで、フリーアドレス制の導入も検討してみましょう。フリーアドレス制とは、従来のように固定席を設けるのではなく、社員が自由に座席を選択できるレイアウトのこと。部門や部署に関係なく社員同士のコミュニケーションが活性化され、新規事業の創出にもつながると期待できます。
また、さらに発展したレイアウトとして、「ABW（Activity Based Working）」の考え方を導入したものが注目されています。ABWは業務内容に適した場所や時間を選択する働き方のことで、その考え方に基づいたレイアウトは、例えば集中力が求められる事務作業はパーティションで区切られた専用スペース、少人数の軽い打ち合わせではファミリーレストランのような対面式の座席などというように、選択できるようにしておく必要があります。デスク以外のワークスペースをレイアウトに追加する工夫をしてみましょう。
そのほか、地方への移転、統合・集約
ニューノーマルな時代となり、働き方が多様になるなか、本社機能が都心部の一極集中であったものが地方へ移転をするケースも増えています。地方に拠点があっても、インターネット環境が充実している昨今は世界各国とやりとりをすることもストレス無く行えます。また、オフィスにかかるコスト削減に注目しても、地方への移転は効果的です。
さらに、オフィスの分散化とは逆の視点でのケースになりますが、オフィスの統合・集約を進めるケースも考えられます。時間や場所にとらわれずに業務が行える環境を整えれば、オフィス規模は縮小することが可能となります。そのうえで、分散していたオフィスを一箇所に統合し、コンパクトで充実した環境を作ることで、業務の効率化やコスト削減につなげることもできるでしょう。
オフィス移転のチェックリストを活用し対応漏れを防ごう
オフィス移転に関わる作業に漏れや遅れが生じると、他部署の社員や引っ越し業者、内装工事業者だけでなく、取引先をはじめとした関係先に迷惑をかけることになります。計画的かつ滞りなくオフィス移転を進めるためにも、オフィス移転のチェックリストを活用し対応漏れがないよう十分確認しておきましょう。
オフィス移転やリニューアルに関するチェック項目をまとめた資料です。タスクの多いオフィス移転を漏れなく進めるためにぜひダウンロードください。
