ニューノーマル時代のオフィスづくりに求められる基礎知識をまとめた資料です。 チームから個への働き方の変化や働く場の多様化、それに伴いオフィスに求められる 要素など、是非ご覧ください。
社員の多様な働き方をあと押しし、企業に起こり得るさまざまなリスクに備える手法のひとつとしてオフィス分散が注目されています。オフィス分散を効果的に活用すれば、天災や感染症の流行などからのリスク回避に成功するだけでなく、多くの可能性を手にすることができます。
今回は、オフィス分散のメリット・デメリットをご紹介したうえで、5つの導入のポイントについて解説します。
目次
オフィス分散が注目される理由とは？
従来は、ビジネス規模が拡大すると大型のオフィスを都心に構える企業が主流でしたが、近年では反対に、オフィス分散に注目する企業が増えています。その理由について見ていきましょう。
オフィス分散とは？
オフィス分散とは、オフィスの機能を複数拠点に分散するオフィス形態のことを指します。
拠点の分散という意味では、従来からある支社や営業所などをイメージする方も多いかもしれません。しかし、支社・営業所が拠点の拡大をメインの目的とするのに対し、オフィス分散では社員の働き方の改善や雇用の柔軟性などを主な目的としています。
ちなみに、従来のように本社に機能を集中させるオフィス形態のことを、集約型オフィスといいます。
オフィス分散の具体的な手法
オフィス分散を行うにはいくつかの手法があります。それぞれに特徴があるので、それらをしっかり押さえたうえで、自社にとって適切な形を検討しましょう。
- サテライトオフィス
サテライトオフィスとは、本社から離れた位置に小規模のオフィスを設置することです。サテライトオフィスを開設する際には、本社機能の再定義をし、適切なサイズに規定し直すことにより、費用対効果を高める効果が期待できます。リモートワークやシェアオフィスなどと異なり、1社単独の環境となるため高いセキュリティを求める企業が採用する傾向にあります。
サテライトオフィスは、設置する場所と目的により、さらに2つの種類に分けることができます。
・郊外型サテライトオフィス・・・社員の自宅近くに設置します。社員の通勤の利便性やコストパフォーマンスを重視したものです。
・地方型サテライトオフィス・・・本社から離れた地域に持つ最小単位の拠点です。異なる地域の人材を採用したり、本社のある地域で災害が起きた際の事業継続を可能にしたりする効果が期待できます。
- リモートワーク
コロナウイルス対策や働き方改革の手法としても注目されているリモートワークは、社員がオフィスとは異なる場所で働くことです。
・在宅勤務制度・・・ITツールを活用して、社員が自宅で勤務する制度を指します。
・モバイルワーク・・・コワーキングスペースやカフェなどの公用の場で社員が仕事をしたり、クライアント先に直行直帰をしたりする働き方を指します。
- シェアオフィス
シェアオフィスは、オフィス機能を備えた施設を複数の利用者（企業や個人事業主など）が利用することです。利用者同士でイノベーションや交流が生まれやすいといった利点があるものの、コロナ禍で営業時間が短縮されたり、不特定多数の利用者が集まったりする点がリスクとして懸念されています。
オフィス分散が注目される背景
オフィス分散が注目される背景には、次の5つが挙げられます。
- 働き方改革への注目の高まり
ワーク・ライフ・バランスの向上や時短勤務制度などを導入するための手法として、サテライトオフィスが活用されています。
- 新型コロナウイルスをきっかけとした災害時の働き方の必要性
3密を避けるための動きとして、リモートワークの導入が推進されています。リモートワークは、災害時に社員の出社が困難になってしまったり、本社や支社が大きな損傷を受けてしまったりしたときにも効果的です。
- クラウドサービスといったオフィス分散を可能にするIT技術の開発
遠隔地でも、情報の共有やコミュニケーションが可能となっています。
- 地方自治体の誘致
都市部から人や情報が地方に流れるようにするため、サテライトオフィスの誘致を推進する自治体が増えています。
- サテライトオフィス活用の広がり
サテライトオフィスの認知が高まり、独立型の拠点あるいはシェアオフィスとしてサテライトオフィスを活用する企業が増えています。
オフィス分散のメリット・デメリット
オフィス分散には、以下のようなメリットとデメリットが想定されます。具体的に見ていきましょう。
メリット
オフィス分散を行うメリットとして、以下の4つが挙げられます。
- 固定費（賃料や通勤費）の削減
地方のサテライトオフィス開設や在宅勤務制度の導入などにより、都市部のオフィス面積を縮小することで、テナントの賃料削減を期待できます。同様に、社員の交通費を削減する効果も期待できます。
- BCP対策
本社のあるエリアに災害が起こったり、本社で感染症が広がってしまったりするケースでも、サテライトオフィスにて事業を継続することができます。
- 社員の心身のストレス低減
社員の職住近接が実現すると、通勤によるストレスを軽減できます。
- 採用幅の広がり
サテライトオフィスの拠点に位置する求職者や、子どもの送り迎えなどの都合上通勤可能なエリアに制限のある求職者など、従来は採用困難だった層の人材採用を推し進めることができます。
デメリット
一方、デメリットとしては以下の2つが挙げられます。
- 対面でのコミュニケーションが取りづらくなる
Web会議システムやビジネスチャットなど、コミュニケーションを活性化させるツールにより、コミュニケーションを促すことは可能ですが、表情などによる微妙なニュアンスが伝わりにくかったり、相手の理解度のチェックが難しくなったりするなど、対面でのコミュニケーションにはかなわないことがあります。
- リモートワークの働き方のためのツール導入や研修等にコストが発生する
新たにリモートワークを導入する際には、インターネットツールやデバイスの導入費用、社員のインターネット環境導入の補助費用など一時的にコストがかかります。中・長期的な視野で費用対効果を考える必要があります。
オフィス分散のために実行すべき5つのポイント
オフィス分散のために実行すべき5つのポイントについて解説します。
環境の準備を整える
オフィス分散とテレワークのような新たな働き方の導入はセットで考える必要があります。
したがって、デバイスやネットワーク環境、ITツールなどの準備やリモートワークの研修といったことも検討しなければなりません。
評価制度の見直し
オフィスが分散すると、物理的に管理者の目が行き届きにくくなるため、社員一人ひとりのプロセス評価が難しくなります。そのため、成果をより重視するといったように、評価制度の見直しが必要です。
ただし、成果主義に振り切ってしまうと、社員間の評価のバランスが崩れてしまったり、成果による評価が難しい間接部門の適切な評価ができなくなったりしてしまうため、オンライン面談を活用してプロセスと成果のバランスを取りながら評価できる仕組みを整えましょう。
セキュリティー対策を整える
情報セキュリティーについての対策も必要不可欠です。
- ネットワークセキュリティー
各デバイスやネットワーク全体へのセキュリティーソフト・ツールの導入、二段階認証の設定、アクセス権限の付与など、自社のネットワークを外部からの悪質なアクセスから守る必要があります。
- 物理的なセキュリティー
サテライトオフィスの施錠やロッカーの管理、共有スペースで作業を行うデバイスに対してののぞき見防止フィルターの設置、スマートフォン紛失時の遠隔ロックの設定などにより、物理的なセキュリティー対策も施します。
- 研修
人的ミスや認識不足による情報漏えいを防ぐために、情報セキュリティーに対する社員研修を実施します。
- VPNの構築
VPNとは、暗号化や仮想的なトンネル技術により、安全にインターネット通信を行うための技術です。VPNを構築することにより、社外のデバイスと本社との間の通信を安全に行うことができます。
最適な物件を選択する
サテライトオフィスを選択する際には、目的に応じて最適な物件を選ぶ必要があります。中・長期的な視点も取り入れた綿密なコストシミュレーションを行うと、より適確なオフィスの選定ができるでしょう。
オフィス分散はオフィスコスト低減や業務効率化を実現できる一方で、ツールの導入や研修の実施などの費用投資もあるため、働き方や予算に合わせた物件の選択をすることで、投資分を捻出する固定費の削減が見込める可能性があります。
スタッフとの信頼関係の構築を図る
オフィス分散では、直接上司の目が届かなくなり生産性が落ちてしまう可能性も高いため、定期的な会議の開催や公正な評価などを行い、信頼関係を維持・構築できるように整えておくことも大切です。
オフィス分散は業務効率化や新たな働き方につながる
オフィス分散は、ワーク・ライフ・バランスや多様な働き方の実現など、今、注目を集めている働き方に関するトピックと密接に関わっています。また、企業にとってもリスクの分散や感染症対策に効果が期待できることから、コスト削減以上に多くのメリットを得ることができます。
必要なツールの導入や、評価制度の構築、ツールの活用方法の研修など課題をクリアしたうえで、導入に取り組んでいきましょう。コストシミュレーションについては、専門業者を利用すると効率的です。
コニカミノルタでは、ニューノーマル時代の働き方に合わせたオフィス分散、オフィス縮小移転などをサポートしております。まずは、どんな働き方が実現可能なのか、どのくらいコストが下がるのかなどからアドバイスさせていただきますので、こちらから是非ご相談ください。
ニューノーマル時代のオフィスづくりに求められる基礎知識をまとめた資料です。 チームから個への働き方の変化や働く場の多様化、それに伴いオフィスに求められる 要素など、是非ご覧ください。
