こんにちは！空間デザインプロモーション担当Esakiです。
本日は、2020年5月27日にパーソルプロセス＆テクノロジー様と共催で開催されました、「アフターコロナの働き方 ～オフィスやビジネスコミュニケーションはどう変わるのか？」セミナーについて潜入ポートします！今回のセミナーでは、緊急事態宣言が解除となりwithコロナ、Afterコロナの働き方について検討している担当者様に向けてテレワークやオフィス環境での今後の働き方についてお伝えしました。当日は、オンラインのHome To Homeセミナーで開催させていただきましたが150名以上の方にご参加頂き大盛況で終わりました！
目次
2020年、がらりと変わったテレワークのトレンド
前半では、「アフターコロナ後のテレワーク活用のヒント」と題しまして、パーソルプロセス＆テクノロジー様より講演いただきました。
はじめにご紹介いただいたのは、「テレワークのトレンド」について。コロナ前は、働き方改革を背景にした生産性向上を主な目的としてテレワークを導入していた企業が多く、オリンピックをはじめとしたBCPという観点でテレワークを見え据えていた人はわずか15%という結果がでていました。しかしながら、感染拡大後の3月時点で在宅勤務は55.9%となり、これまでより約30％も向上する結果に。また、テレワークを継続したい企業は53%とかなり多くの企業がこれからもテレワークを続けたいという意思を持っているようです。実際に、本セミナー(2020年5月末開催)の参加者にアンケートを取った結果、75％が自宅からのセミナー視聴をされていました。多くの方にテレワークが浸透していることがわかります。
コロナ終息後にテレワークをどうしていくかの判断が必要
本来テレワークは、実施の目的を設定した上でスモールスタートでPDCAを回すステップを踏むことにより問題なくスタートできるケースがほとんどですが、現状は突然発生した新型コロナウイルスにより、多くの企業が環境や制度が整備されていないままスタートしている状況となっており、様々な課題が生まれています。
WithコロナやAfterコロナを見据えて、今後企業が考えなければいけないこととしては、まず「コロナ前の限定的な対象に絞ったテレワーク導入」か、「テレワークを見据え、働き方ごと変えていく」という形か、終息後にどちらに舵を切るのかを検討していくことが必要とのこと。
必要に応じてプロに相談を
具体的に、テレワークを本格導入するとなると、以下のような見直しが必要になるとのこと。
- 「コロナ対策」は目的にはしない。終息後も継続できるテレワーク導入目的とルールの再整理
- 機器やツールなどの見直しと、マネジメントのやり方を含めたルール整備
- テレワークでも対応できるような電子化・業務フローの見直し
一度導入してしまっているだけに、テレワークの導入後の整理はとても大変になることもあります。業務改革コンサルなども実施しているパーソルプロセス＆テクノロジー様のようなプロに相談してみるのもよいかもしれません。
テレワークの課題は「社内の紙書類」と「コミュニケーション」
後半は、「テレワークから見えてきたオフィスの本当の役割とは？」と題しまして、コニカミノルタジャパンの奈良よりご紹介しました。コニカミノルタジャパンでは、2013年から働き方改革に取り組み、2017年から全社員を対象としたテレワークを実施しています。これまでテレワーク・デイズへの参加や台風などの災害時のテレワーク推奨なども行っており、テレワークが社員に定着しています。本講演では、そんなテレワークの経験を踏まえてこれからのオフィスの在り方についてお話させていただきました。
最近のテレワークに関するアンケートによると、テレワークを実施してみた上での主な課題としては、①会社にある紙文書が確認できないこと②社内でのコミュニケーションが減ってしまうことなどが挙げられています。コニカミノルタジャパンでもオンラインMTGを実施していますが、「参加者のうなづきやリアクションが見えないので雰囲気がわからず困ってしまうことがある」などの課題が挙げられています。
しかしながら、「テレワーク中に家事をする」ことに関して前向きにとらえる人も多いというアンケート結果もあり、ライフとワークは分けて考えるものではなく、溶け込んでいくような働き方が受け入れられていくかもしれません。これまでと同様の働き方をベースとして課題をとらえていくのではなく、新しい柔軟な働き方にまるごとシフトしていくような考え方が必要になりそうです。
オフィスは、柔軟に対応できるように可変性のある什器や壁を採用していく
オフィスのような働く場についても様々な議論が行われています。コロナのような出社率が変動する状況下では、可変性のある什器・壁などを設計していくことで柔軟に対応できるような仕組みづくりが重要です。
現在、オフィスの役割自体も見直されており「オフィスはもういらないのではないか？」という声も聞こえます。しかしながら、オンラインMTGをはじめとした遠隔なコラボレーションを行ったことで、テレワークでは公式コミュニケーションの難しさを感じる場面が多々あります。オフィスのようなリアルの場の役割として、非公式なコミュニケーションを安全安心に生み出して行くかが 一つ大きなポイントとなるのではないでしょうか。
オンラインでも話しかけやすい雰囲気を作ることが重要
セミナーの最後にはQAコーナーもさせていただきました。多くの皆様からの質問を頂きましたので、一部を紹介させていただきます。
- 社内コミュニケーションの工夫はしていますか
→ 朝毎日9時から30minメンバーと会話するなど定期的にコミュニケーションが取れる時間を設定するようにしています。
→ Slackのスレッドが煩雑に立ち上がってしまったりすることでうまくコミュニケーションが取れないなど、ツールを使う時のルールを決めていない企業様の悩みをよくお聞きするので、まずはルールを作るようにしています。また雑談部屋を作るなど、話しやすい雰囲気をつくることも重要です。 - 遠隔でも社員の士気が下がらない方法があれば教えてください
→ 全員の成績をデジタルで可視化して公開しています。1人1人の社員のその日のフィードバックも全て公開しています。プレッシャーになってしまうこともあるので、会社に合った形をトライしていくことが重要ではないか。 - マネジメントはどうすればよいでしょうか
→ 成果主義の方が、生産性向上には結びつく可能性が高いと思います。ただ、テレワークをするから成果主義にしようというのは目的が食い違っているので、今の評価制度を正していくために変更していくことがよいのではないか。
さて、いかがだったでしょうか。
Withコロナ、Afterコロナの働き方にはまだ正解はありませんが、社員が安心安全に成果を出せるような働き方を試行錯誤しながら進めていく必要がありそうです。
大好評だった本セミナーは次回秋ごろにも開催予定としておりますのでお楽しみに。
