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オフィス移転を社内合意させるための3つのポイント
コニカミノルタでは、お客様のオフィス・リニューアルに合わせた働き方改革の支援コンサルティングを行っています。その際には、単に新オフィスのデザインやプランニングをするだけでなく、それがこの会社の事業や経営にとってどのように重要か、このプランに経営者は納得するか、という観点を持ちながらクライアント企業の支援を行います。
この時、当社のコンサルティングチームが気を付けていることは以下のようなことです。
- 自社（クライアント企業）にフィットしたプランであること
- 多面的、客観的な現状把握と課題設定をすること
- ロジカルに数値やデータを使って表現すること
１．自社にフィットしたプランであること
ある会社にはその会社独自の、戦略、仕事の仕方、歴史・風土等があります。例えば、その会社の中期経営計画や長期プラン(10年計画)などはとても重要で、オフィス・リニューアルや従業員の新しい働き方を考える上では欠かせません。
また、どのような働き方、どのようなオフィスにしていきたいかという方向性は、総務部門の方々や、私たちのような外部の専門家だけでは決められませんので、役員の方の意見や従業員の皆さんの考えも聞き、その内容をプランに反映させることが必要です。
２．多面的、客観的な現状把握と課題設定をすること
オフィス・リニューアルをするとき、改革の起点はオフィスという「空間」ですが、実際には、デスク周辺に積みあがった書類をどう処理するか、業務をどのように電子化していくか、という「業務」の視点が必要です。また、どのようなICTツールを選定し、どんな手順で導入するかという「ICT」の視点等、複数の観点での検討が必要になります。
また、そもそも、オフィスリ・ニューアルの大前提として、現状、自社の働き方のどのような点が問題で、どの問題を優先的に解決すべきなのかを決定する必要もあるでしょう。その現状を踏まえた上で、課題設定が必要になります。
３．ロジカルに数値やデータを使って表現すること
プランニングの際は、自社になぜオフィス・リニューアルが必要なのか、プロジェクトをどう進めるのか、そのプロジェクトが会社にどのようなメリットをもたらすのか、数値やデータを使いながら、ロジカルに表現していきます。
例えば、現状把握のフェーズでは、従業員がどのようなことを問題だと感じているかについて、アンケート調査を行った上で「〇％の人が〇〇に不便さを感じている」といった表現をすることができます。
また、オフィス・リニューアルの効果をどのように設定するか、指標としてKPI・KGIの設定をすることも欠かせません。移転が伴う場合は、当然、移転に対する投資対効果もシミュレーションが必要でしょう。
