オフィスデザイン事例集
「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい！新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。
昨今の新型コロナウィルス感染拡大を受けて、テレワークに急遽切り替える企業が増えているようです。テレワークはこういった危機管理の一面で有力な手段となる一方で、ワークスタイルの多様性において先進国であるアメリカでは、一部のテレワークの廃止を表明する大手企業もあるようです。日本国内で、結果的にテレワークでの業務を行う人が増える中で、改めてテレワークの有用性や課題、そしてオフィスに通うことの価値について考えた方も多いのではないでしょうか。本コラムでは、テレワークが有効となる場面、苦手とする場面について考えるとともに、いつでもどこでも働ける時代だからこそのオフィスのあり方を解説します。
目次
テレワークは万能ではない？
新しい働き方の代表格として登場したテレワークは、現代社会に浸透したITがあってこそ成り立ちますが、企業の事業内容や業務によってはメリットが見えない場合もあります。例えば危機管理、事業継続の観点からテレワークを活用する場合でも、テレワークに相性の良い業務を予め知ることにより、その効果は更に高まるでしょう。
それでは、テレワークと業務の相性について見てみましょう。
テレワークと相性のよい業務の例
営業など外出や社外での対応が多い業務
もともと社外で仕事をすることが多い業種の場合、テレワークの導入には抵抗がありません。自宅から仕事先に直行し、直帰することで時間のロスがなくなります。会社に戻らなくてよくなれば、より効率的なルート選択が可能となるでしょう。
エンジニアやクリエーターなど、PC対応の割合が多い業務
ふだんの業務がPC上で完結できるのであれば、働く場所には左右されません。自分が好む環境で仕事ができれば、効率アップも期待できます。エンジニアや開発者以外でも、特定作業を行うデスクワーク、デザイン、編集などのクリエイティブ系の仕事であれば、テレワークの導入が容易です。
打ち合わせがオンライン上で可能となる業務
打ち合わせが必要なタイプの仕事であっても、Web会議を活用してオンライン上ですませられる業務であれば、テレワークでも十分に対応できます。手元画面で資料を共有、閲覧できる機能もあるため、会議室に全員がそろっているのとほぼ変わらない状態での打ち合わせが可能です。
テレワークと相性がよくない業務の例
高いセキュリティレベルが求められる業務
どれほど厳格にセキュリティ管理を実施しても、機密情報をオンラインで扱うことには高いリスクが伴います。企業資産となるような機密情報をインターネットでの送受信やダウンロード、クラウド共有しなければならない業務は、テレワークには向かないといえるでしょう。
言葉やPC画面だけでは伝えきれない繊細なやりとりを必要とする業務
音声やテキスト・画像のみでは十分なやりとりができない業務においては、テレワークの導入は不向きです。銀行や保険会社などの金融機関でも一部の仕事はテレワーク化していますが、融資相談のように扱いに注意を要する業務は対面で行われています。医療・介護・保育園などが、テレワークの難しい仕事の代表格といえるでしょう。
物品の製造・配送など物理的にモノを取り扱う業務
モノづくりの現場や配送業務は、いくらオートメーション化が進んでもテレワークというわけにはいきません。物理的に物品を扱う業種では、テレワークの導入は難しいと言えるでしょう。
上記条件にかかわらず、対面でのコミュニケーションに重きをおいているなどの企業理念やセキュリティの考え方などによって、あえて導入しないというケースもあるでしょう。労働力不足や災害時の対応のように企業が抱える課題をどうするかという点も含めて検討することも必要です。
テレワークが成功する必要条件とは？
企業の事業内容や仕事の性質によっては、テレワークは働き方に関する課題を解決する手法になります。しかし、テレワークとの相性がよいとされる業種でも、条件が整っていないとうまく運用できない可能性があります。テレワークを成功させるために必要な条件は以下のとおりです。
勤怠・社員マネジメントが適切にできる
IT大手のヤフーがテレワーク禁止に踏みきった背景には、勤怠管理の問題がありました。勤務中の副業や起業など、社員の行動を適切に把握できなかったのが原因です。テレワークでは企業運営におけるコスト削減とあわせて、生産効率の向上も実現できなければなりません。就業時間内に業務以外のことをする、仕事をさぼる社員を存在させないためには、しっかりとしたマネジメント体制の構築が求められます。見える場所にいなくてもマネジメントできるような管理職への研修などを行いましょう。
チームワークおよびコミュニケーションの堅持
テレワークは個人で完結する仕事であれば、効率のよい方法です。しかし複数メンバーによるコラボレーションや、チームワークの育成に関してはハードルが上がります。会社として社員のつながりをどうつくり上げていくのか、独自の施策をもって対応できなければ、企業としての力が維持しにくくなるでしょう。チャット機能やコラボレーション機能などがあるITツールを導入し、コミュニケーションがとりやすい環境を作ることが重要です。また、テレワークする中でも定期的に顔を合わせてMTGするなどの運用も検討しましょう。
企業への帰属意識を保持できる工夫
ヤフーの失敗例を見ても、テレワークでは自分が会社に属しているという意識が希薄になってしまう可能性があることがわかります。それぞれが孤立して仕事をしているうちに、社員として報酬を得ているのに、会社への貢献意識が薄れていくのです。社員の帰属意識をどのように維持させるのかは、企業の工夫次第です。先のチームワーク育成にもつながりますが、定期的な顔合わせの場をもち、積極的な参加を促すことや、定期的なトップメッセージといった対策が必要となるでしょう。
テレワークの目的・意義づけが明確
出社せずにすませられるワークスタイルは社員から見れば楽ですが、企業がいったいなんのためにテレワークを導入しているのかを明確にできなければ継続が危うくなります。
自社の事業に何が一番大切なのかを見きわめたうえで、テレワークによってもたらされる恩恵を考えていくことが重要です。
紙や場所にしばられずに業務ができる環境が整っている
これまでアナログ路線をとっていた企業が、いきなりテレワーク導入をしてもうまくいくはずはありません。テレワークを開始するためには、基幹業務のシステム化やクラウドによる文書管理、コミュニケーションのためのITツールといった環境が整備されている必要があります。また、テレワークの社員自体がそのようなツールを使いこなせなければ、各人の業務が滞り、企業活動は行きづまります。現在の業務フローを鑑みながら、必要な対策から行っていきましょう。
スケジュールの登録やコミュニケーション方法などの運用ルールの浸透
上司の目が行き届かない場所で、各社員の業務効率を上げていくのは簡単ではありません。勤怠やスケジュールの登録、コミュニケーションの維持など、テレワーク運用のルールを明確にし、徹底を図ることが大切です。また運用を行いながら、不備や不具合があれば随時改善していく姿勢が、テレワーク導入の成功には不可欠といえるでしょう。テレワーク導入の際には、スモールスタートで実施後の課題などを振り返りながら運用の定着と改善を長期的に進めていくことが必要です。
オフィスが必要な理由とその役割
社員が一か所に集まって働くことが当たり前だった時代から、分散して働くことも可能な時代へと様変わりした現代。いまの時代にオフィスが必要とされる理由や、オフィスが担う役割とはどのようなものなのでしょうか。
オフィスでしかできないこととは？
▼信頼関係の構築
企業文化は、オフィスがあり、人が集まることで醸成されていきます。
一緒にいることによってつちかわれる職場の一体感は、テレワークでは得られないもの。オフィスには、メンバー同士の信頼関係が無理なく構築できる空間があります。
▼コミュニケーション力の向上
社員が同じ場所にいることによって自然発生的にコミュニケーションが生まれます。なにげない会話から刺激を受けて業務のアイデアを思いついたり、企業の発展に役立つ構想が誕生したりすることもあるでしょう。コミュニケーション能力は、他者との関わりのなかで発達するものであり、能力の育成や評価にオフィスは欠かすことができない場所なのです。
▼モチベーション向上
ひとりで働いていると気が楽ではありますが、張り合いが感じられないかもしれません。オフィスで存在が認められ、注目される社員となれば、自己実現欲求を満たすこともできます。集団のなかで実力を発揮することに張り合いや働きがいを感じるタイプの人も多いでしょう。
▼企業理念・企業文化の醸成
オフィスで一緒に働くことによって、企業理念が浸透し、同じゴールをめざして苦労を分かちあう意識が芽生えやすくもなります。職場で自分が果たすべき役割の理解が進み、プロ意識の醸成へとつながっていくでしょう。
これからのオフィスに求められること
▼企業理念や文化をPR、体感できる場所
オフィスは、企業理念や企業文化を空間で表現できる場所です。これからはただそこにあるだけではなく、企業の理念や文化を発信し、体感できる場所であることがより一層求められる時代になるでしょう。訪れる人に企業の魅力を感じてもらえる空間づくりをめざし、工夫する必要があります。
▼働くモチベーションを喚起できる場所
社員にとって「行きたい」「集まりたい」と思わせるオフィスとはどんなものかを考え、自社の理念にあわせた施策を検討していくことも大切です。カフェスペースや社員食堂、レイアウトに独自性を加えることで、働く意欲を喚起できるかもしれません。
▼集中と緩和を意識した生産性の上がる場所
社員の生産性を高めるためには、集中と緩和、業務と息抜きが共存しているオフィスであることが大切です。居心地がよく、仕事がはかどるオフィスであれば、テレワークに負けない業務環境となります。企業の成長や変化にあわせた、柔軟性のあるオフィスづくりが求められる時代になったといえるでしょう。
テレワークもオフィスワークも一つの働き方の選択肢
そうしたなかでは、集約型オフィス・分散型オフィスの使い分けや、状況にあわせてテレワークを許可するなど、オフィスとテレワークのバランスのよいワークスタイルを採用するのもひとつの方法です。
近年、社員のライフスタイルをも受け止められる労働環境の整備を試みる企業が増加しています。地方にサテライトオフィスを設けて、ワークとライフの共存を図っている例は多々あります。あえて仕事と生活の境目を曖昧にすることで、「働きがい」を「生きがい」に近づけることに取り組む企業の例も見られます。
テレワークとオフィスは双方、置き換えられる存在ではなく、働き方が多様化することによる企業の選択肢です。働く場所がオフィスだけに限られないことで、オフィスに求められるものも、いままで以上に多種多様になります。自社のオフィスのあり方を明確にする必要があるのです。これからはただ働くだけの画一的なオフィスをつくるのではなく、「どのように働きたいのか、何を重要視するか、オフィスには何を求めるのか」をしっかり整理してオフィスをデザインすることが重要です。
オフィスの役割は多様化していく、改めて見直しを。
あたかも働き方改革の切り札のように受け止められがちですが、テレワークはどの企業にも一様に有効なワークスタイルということではありません。社員マネジメントのしくみや業務のシステム環境が構築できていないと、効率を下げたり、社員の不満を高めてしまったりする可能性があります。またセキュリティの観点から、テレワークが不向きな業務もあるでしょう。オフィスの役割をいま一度見直し、自社に最適なオフィスづくりをすることで、従来のオフィス以上の成果を得ることは可能です。テレワーク導入を検討する際には、イメージ先行ではなく、自社がテレワークに、オフィスに何を求めるのかをふまえて判断することが大切です。
働き方改革を成功させるためのポイントやよくある質問をコニカミノルタが2013年から実践してきた事例を踏まえて解説しました。失敗したことやその改善案も含めて解説していますので、働き方改革に向けて必読の一冊です。
