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フリーアドレスでの収納のコツ
フリーアドレス制導入による収納の問題を解決するためには、いくつかのポイントがあります。
ルールを明確に決める
フリーアドレス制に社員が慣れていないと、現場が混乱します。これまでのオフィスと同じような感覚でいると、持ち物があふれる結果となりかねません。また、フリーアドレスをいざ導入しようとする際に「これまでの荷物が入らないのではないか。」という意見が社員の方から挙がることもあるでしょう。フリーアドレス導入にあたってはあらかじめロッカーの大きさを伝えた上でルールを明確にし、オフィス全体で意識の共通化を図ります。
座席の移動がスムーズにできるよう不要物の持ち込み禁止を徹底し、個人の持ち物は必要最小限に抑えるように促すことが大切です。また、手荷物はできるだけロッカーに入れるようにしてモノの床置きを禁止することで、乱雑な印象を回避できるでしょう。さらに、フリーアドレスの導入初期はこれまでの固定席と同じように、帰宅時に荷物を机上に置いていくことのないようにクリーンデスクの呼びかけを行いましょう。
文書管理の徹底
フリーアドレス導入は、収納スペースや業務管理の見直しを行うよい機会となります。限られた収納スペースを効率よく活用するためには、紙の文書とデータの棲み分けを行い、書類の「死蔵」を防止することが大切です。文書管理ルールを策定し、印刷物は使用後にデータ化して破棄するといった行動を促せば、オフィスに書類があふれることもなくなるでしょう。
個人ロッカーの定期的な席替え
フリーアドレスは業務デスクを毎日席替えするシステムですが、個人ロッカーについても、定期的な席替えが有効策です。ロッカーを固定しないことで、ため込みや汚しっぱなしの問題がなくなります。また使いづらい位置に割り当てられたという不満も、場所が順番に変わっていけば解消されます。不要物を廃棄する機会をつくれば個人のモノに対する感覚が養われ、なんでもロッカーに入れるという行動が修正されるでしょう。
専用の置き場を設置
個人ロッカーに入りきらないモノについては、専用の置き場を設置するとオフィス内がすっきりとします。たとえばロング丈のコートを収納できるクロークやブーツ置き場など、サイズ的に個人管理が難しい物品をまとめて置けるようにすれば、業務の邪魔にならずにすみます。社員にアンケートを実施し、要望を取り入れて設置するのが合理的です。コニカミノルタでは、女性用と男性用、喫煙者・非喫煙者の区分けをしたロッカーを導入しています。
ブーツ・コート用ロッカーを設置しています。(コニカミノルタ 浜松町オフィス)
喫煙者・非喫煙者、男女別にプレートで区分けしています。(コニカミノルタ 浜松町オフィス)
