目次
フリーアドレスの導入手順
フリーアドレスをスムーズに導入するための手順について解説します。フリーアドレスのメリット面を最大限に引き出すためにも、次の手順に沿って進めていくことが大切です。
1. 導入目的を明確にする
はじめにオフィスの現状を可視化し、どのような課題を解決するためにフリーアドレスを導入するのか目的を明確にしましょう。解決すべき課題が不明確なまま「今のオフィスよりも便利そうだから」「他社も導入しているから」といった理由でオフィスレイアウトの変更を進めてしまうと、効果を実感しにくくなりがちです。
必要に応じて社内アンケートを実施するなど、従業員の声を取り入れるのも効果的な現状把握の手段です。自社にとってなぜフリーアドレスの導入が必要なのか、目的をはっきりさせておく必要があります。
2. レイアウトタイプを検討する
フリーアドレスの導入目的と自社の業務実態を照らし合わせ、どのタイプのレイアウトが適しているのかを検討しましょう。たとえば、コミュニケーション活性化が導入の主目的であれば、対向型やベンゼン型を導入するか、ブース型を組み合わせて導入すると効果的でしょう。反対に、各々が集中しやすいスペースを確保することが目的の場合は、同向型や背面型を選択するといったように、目的とレイアウトの整合性が取れていることが大切です。
3. 必要な設備・システムを検討する
フリーアドレスのオフィスでは、従業員の座席位置が日々変化します。誰がどこに座っているのか、在社・不在のどちらであるのかが不明確になるようでは業務に支障をきたす原因となりかねません。座席管理システムやチャットツール、Web会議システムなど、必要なツールの導入をあわせて検討しましょう。また、各従業員が荷物を収納できるよう、各自の収納ロッカーを設置するのも近年よく見られる運用方法です。
4. 運用ルールを策定する
固定席ではなくなることによって生じるデメリットを洗い出し、運用ルールを定めておくことが大切です。たとえば、3日以上同じ席に座らないことや、個室ブースの使用頻度に上限を設けることなど、座席の偏りや固定化を防ぐ必要があります。また、固定席では各々がキャビネットに保管していた書類や備品をどのように管理するのか、共有の収納スペースやロッカーなどの利用ルールについても策定しておくべきでしょう。
フリーアドレス導入を成功させるためのポイント
フリーアドレス導入を成功させるために、押さえておきたいポイントを紹介します。次に挙げる4点を着実に実行し、フリーアドレスの効果を高めましょう。
導入目的に立ち返りつつ柔軟に対応する
フリーアドレスの導入自体が目的化しないよう、常に導入目的に立ち返って柔軟に対応することが大切です。フリーアドレス自体が目的化してしまうと、結果的に現場に混乱が生じたり、コストが高くついたりするなどのデメリットが生じる可能性があります。コミュニケーションの活性化や業務改善といった実現すべき目標を明確にし、場合によっては段階的に導入を進めるなど、現実的な対応策を講じていきましょう。
座席数やレイアウトは事前に綿密に検証する
適切な座席数や業務実態に合ったレイアウトを十分に検証し、フリーアドレス導入の効果を最大現に引き出すことが重要です。フリーアドレス導入後にデスク数の不足や非効率が生じてしまわないように、オフィスを設計する際には細心の注意を払いましょう。
適切な座席数やレイアウトは、各企業のめざす働き方や業務特性、オフィスへの考え方などによって異なります。座席率やその他どのようなスペースを設置したいのかなど、フリーアドレスの実績がある業者に相談しながらレイアウトを決めていく形がおすすめです。たとえばコニカミノルタジャパンでは、社員の方への働き方に関するアンケートやお客様のオフィス環境の調査、ペルソナの作成などを通じて明確化した在席率や、各社員のオフィスでの過ごし方に合わせてレイアウトをご提案しています。ぜひご活用ください。
継続的な検証作業を行う
フリーアドレスは導入がゴールではなく、費用対効果や従業員の満足度など継続的な検証が大切です。導入後には、アンケートや振り返りを定期的に実施してください。業務効率や生産性の改善が見られているかどうかをチェックし、さらなる改善を図っていくようにしましょう。
理念の共有を徹底する
フリーアドレスに移行する意義や理念への理解を促し、共有していくことを徹底しましょう。フリーアドレスの環境を整えるのは企業側の役割ですが、実際に活用していくのは従業員一人ひとりです。そのため、理念の共有は欠かせません。ルールを細かく設定して、実務レベルでフリーアドレスの効果が生かせるようにしていく必要があります。
継続的な啓蒙活動や管理職への意識づけなどを、根気よく行っていく姿勢で臨むことが重要です。
まとめ：フリーアドレスのメリットを生かしたオフィスを実現させましょう
オフィスをフリーアドレスにすることで多くのメリットを得られる反面、デメリットとなりかねない面もあります。フリーアドレスが適している組織の特徴を把握した上で、自社の課題解決のためにフリーアドレスが最適解といえるかを十分に検討しておくことが大切です。今回紹介した導入手順や導入時のポイントを参考に、フリーアドレスのメリットを生かしたオフィスを実現してください。
コニカミノルタジャパンでは、オフィス移転・リニューアルサービスを提供しています。オフィス専門のデザイナー、プロジェクトマネージャー、営業が三位一体となり、オフィスデザインの立案から竣工までトータルでサポートしている点が特徴のサービスです。フリーアドレスの導入に際して迷われている点がある事業者様や、実現したいコンセプトがある事業者様は、コニカミノルタジャパンに相談してみてはいかがでしょうか。
フリーアドレスの目的から導入手順のほか、“全員でのフリーアドレスは難しい” という場合の選択肢、導入後の課題と解決策までまるっとご紹介！オフィス改善のヒントに、ぜひご覧ください。
