目次
座席管理を適切に行うメリット
フリーアドレスのオフィスで座席管理を適切に行うことで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。主な4つのメリットについて解説します。
メリット1：社員の在社有無や所在が一目でわかる
オフィス内で誰がどこにいるのか、リアルタイムの状況が確認できることは大きなメリットの1つです。直接伝えるべきことがある場合や、ミーティングなどを実施する場合にも、相手を探して回る必要がありません。担当者の在席状況を即座に確認できるほか、承認が必要なプロセスや協力を必要とする案件について、素早く判断を仰げるため、業務効率が向上するといったメリットがあります。さらに、緊急時や避難が必要な際に、在社している社員を素早く把握することで、安全管理の質を高められる点もメリットです。
メリット2：席の固定化を防げる
座席の利用履歴を記録しておくことにより、常に同じ席を使用している社員の有無を確認できます。毎日同じ席に座っている社員がいるようでは、フリーアドレスを導入した意味が薄れてしまいかねません。座席が適切に流動化しているかを定期的にチェックすることは、フリーアドレスの導入効果を高める上で重要なポイントの1つです。たとえば、3回連続で同じ座席を使用した社員がいた場合にアラートを発出するといった機能を活用することで、席の固定化を効果的に防げます。
メリット3：スペースを合理的に活用できる
座席の予約機能を備えたシステムを活用すれば、オフィスのデッドスペースを極力つくらないオフィス設計が可能になります。たとえば、集中ブースを設置する場合には、使用時間の上限を定めておき、使用時間枠ごとに予約を受け付けることにより、使用されていない時間を最小限に留めることも可能です。また、あまり使われていない座を把握することは、使われていない理由の分析やレイアウトの改善にも役立つでしょう。このように、オフィスのスペースを合理的に活用する意味においても座席管理は必要な取り組みといえます。
メリット4：コミュニケーションの活性化を促せる
適切な座席管理は、コミュニケーションの活性化にもつながります。必要に応じて相手の所在を一目で確認できるだけでなく、リモート環境下でもオフィスの状況を把握できるため、リモートワーカーとオフィスワーカーがスムーズにコミュニケーションを図れるからです。また、部門やチーム単位で座席を指定するグループアドレスと呼ばれる運用方法も採用すれば、チームとしての一体感を損なうことなく柔軟なコミュニケーションを実現できます。相手を探して回るのが面倒といった理由でコミュニケーションの機会が減少するのを防ぐことは、会話や情報共有の円滑化にも寄与するでしょう。
座席管理システムを選ぶ際のポイント
フリーアドレスのオフィスで座席管理を適切に行うには、座席管理システムを活用するのが得策です。自社に合った座席管理システムを選ぶには、どのような点に留意すればよいのでしょうか。座席管理システムを選ぶ際のポイントを紹介します。
導入目的・解決したい課題を明確にする
そもそもどのような課題を解決するためにフリーアドレスを導入したのか、主な目的を明確にしておくことが大切です。導入目的や解決したい課題が明らかになっていれば、目的に合った管理方法を取り入れやすくなります。
たとえば、コミュニケーションの活性化がフリーアドレス導入の目的なら、所属するチームや部署単位で座席が固まっていないかチェックするための機能が必要です。このように、目的に応じて必須の機能を絞り込んでおくことで、座席管理システムに求める条件を明確に定められます。
オフィスの規模に適したシステムを選ぶ
オフィスの規模や管理すべき社員数に合ったシステムを選定することも大切なポイントの1つです。自社の規模に合わないシステムを導入してしまうと、使い勝手や機能面で不便な点が生じかねません。
一例として、比較的小規模なオフィスであるにもかかわらず、大規模オフィス向けのシステムを選んだ場合、搭載されている機能が多すぎる可能性があります。不要な機能が多くなればなるほど、費用対効果が悪くなるのが一般的です。想定されているオフィス規模やユーザー数を確認し、自社に合ったシステムを選ぶ必要があります。
活用したい機能が備わっているか確認する
自社が必要としている機能が搭載されているか、必ず確認しておきましょう。座席管理システムと一口に言っても、座席管理に特化されているものから、会議室の予約や備品の管理、勤怠管理などの機能も備えているものまで多種多様です。一般的に多機能なシステムほど初期費用やランニングコストが高くなる傾向があるため、不要な機能が多数搭載されていないかについても確認しておく必要があります。想定している用途に応じて、必要な機能ができるだけ過不足なく搭載されているシステムを選定することが大切です。
導入・運用コストを比較検討する
複数の座席管理システムを比較検討し、適切な導入・運用コストを見極めることも大切です。製品によっては料金プランごとに利用可能な機能の範囲や、対応可能なユーザー数が異なるケースも少なくありません。自社にとって必要な機能が備わったプランで見積もりを依頼し、複数の製品を比較しておきましょう。将来的にユーザー数が増えることも想定し、プランが変更になった際にどの程度コストが増加するかについても確認しておくことをおすすめします。
フリーアドレス成功のポイントは適切な座席管理
フリーアドレスのオフィスでは座席が流動的になることにより、社員の所在が不明確になったり、コミュニケーションのあり方が偏ったりする課題が発生する可能性があります。こうした課題を解消するには、適切な座席管理方法の確立が欠かせません。今回紹介した座席管理の手法や座席管理システムの選び方を参考に、自社に合った座席管理の仕組みを検討してみてはいかがでしょうか。
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