『オフィス移転マニュアル』
計画策定の進め方～設計・デザインから移転当日まで全行程を網羅。自社の大規模移転や100社以上のサポート経験をもとに具体的な実施内容や進め方のポイントを解説！ぜひご覧ください。
オフィス移転は、一般的に半年程度を要する中期プロジェクトです。このプロジェクトを円滑に進め、成功させるにはPM（プロジェクトマネジメント）が欠かせません。
今回は、オフィス移転のPMが果たす役割や具体的な業務領域、基本的な業務の流れをわかりやすく解説します。オフィス移転のPMを専門業者に委託するメリットとあわせて見ていきましょう。
目次
オフィス移転のPMとは
オフィス移転におけるPMとは、オフィス移転の計画立案や実行、進捗管理などを総合的に担う役割のことです。オフィス移転に伴って発生する業務は多岐にわたります。一例として、現オフィスの解約や原状回復、新オフィスの物件選定、レイアウト設計、什器の調達と廃棄の手配、予算管理、各種届出・申請手続きといったように、やるべきことが山積みです。具体的にどのようなタスクがあり、何をいつまでに完了させる必要があるのか計画を立てた上で、計画に沿って進行しなければ、ほぼ確実に抜けや漏れが発生してしまうでしょう。そのようなことがないよう、オフィス移転プロジェクトを適切に管理するにはPMが不可欠です。
PMの業務領域
PMの業務領域は多岐にわたります。主な業務領域は下記のとおりです。
- オフィス移転の目的・理由の明確化
- 移転計画の作成とプロジェクト管理
- 新オフィスの内装工事の手配
- 現オフィスの原状回復工事の手配
- 社内向け案内・マニュアルの作成指示
- 各種届出
それぞれ具体的に見ていきましょう。
オフィス移転の目的・理由の明確化
オフィス移転に際して、そもそもなぜ移転するのか目的や理由を明確にすることが大切です。現在のオフィスの問題点や改善点を把握した上で、移転によって解決されるべき課題を確認しておかなければなりません。
たとえば、事業拡大に伴って移転を決定した場合と、多様な働き方を実現するための施策の一環として移転を決定した場合とでは、新オフィスに求める条件は大きく異なるでしょう。オフィス移転のPMでは、プロジェクトのゴールとなる目的を設定する必要があります。
移転計画の作成とプロジェクト管理
オフィス移転の計画を策定し、プロジェクト全体を管理していくこともはPMの重要な役割です。前述のとおり、オフィス移転に際して処理すべきタスクは膨大な量にのぼります。何をいつまでに、誰がやるべきなのかを明確にしておかなければ、抜けや漏れが発生する可能性が高いでしょう。移転計画を策定し、プロジェクトの全体像を把握しておくことが大切です。
また、策定した計画どおりにプロジェクトが進行しているか確認し、進捗状況を管理していくこともPMの重要な役割といえます。プロジェクトを滞りなく進めるとともに、問題が発生した際にはすみやかに対処することにより、計画全体の遅延を防ぐことが重要です。
新オフィスの内装工事の手配
新オフィスの内装工事は、外部の施工業者に依頼することになります。施工業者との打ち合わせや発注、工程管理を行うとともに、工事の品質や納期を管理することもPMが果たすべき重要な役割の1つです。
新オフィスの内装工事に遅延が発生した場合、予定どおりに新オフィスでの業務を開始できない恐れがあります。そのような事態に陥らないようにするためにも、PMが工程を適切に管理し、遅延が発生しかねない兆候が見られた際には早期に対応策を検討することが大切です。
現オフィスの原状回復工事の手配
現オフィスの原状回復に必要な工事内容や予算を計画し、工事業者との調整をしたり、監督を行ったりすることもPMの重要な役割です。オフィス向けの物件は居住用の賃貸物件とは異なり、一般的に入居時の状態に戻した上で引き渡すことが義務付けられています。原状回復工事に不備があったり、退去日に間に合わなかったりするようなことがあれば、想定外のコストがかかることにもなりかねません。
また、原状回復工事は現オフィスから荷物を搬出後に取りかかる必要があります。引っ越しのスケジュールとの兼ね合いも考慮しながら、退去日に間に合うよう工事を進行させていくことが重要です。
社内向け案内・マニュアルの作成指示
社内向けの移転案内や、新オフィスでのルールを示したガイドラインのほか、設備の使い方などを周知することもPMの役割の1つです。オフィス移転をスムーズに進めるには、社員の協力が欠かせません。必要な情報を適切な時期に開示するとともに、重要な事項については周知徹底を図る必要があります。
こうした周知に不備があると、移転時の作業内容や移転後の設備などについて、問い合わせが頻発する状況になりがちです。社員が混乱することのないよう、必要な情報が過不足なく掲載された案内やマニュアルを作成・配布することが求められます。
各種届出
オフィス移転に伴い、行政機関などへの届出の手配を行うのもPMの役割の1つです。必要な書類の作成や提出手続き、関係機関との調整を行わなければなりません。書類や届出先によっては提出期限が明確に定められているものもあるため、期日までに遅延なく提出することが大切です。
業種や業態によっては、許認可の取得が必要になる場合もあります。総務部門などとも協力しながら必要な届出のリストを漏れなく作成し、期日までに提出されているかチェックしていく必要があるでしょう。
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