オフィス移転時の総務タスク一覧とスムーズに進めるポイント｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

オフィス移転前後の総務タスク

次に、オフィス移転前後に発生する総務タスクを確認していきましょう。移転前後に必要となるタスクは、主に公的機関などへの各種届出と旧オフィスの引き渡しです。

【オフィス移転後の総務タスク一覧】
✓　郵便局での手続き
✓　消防署での手続き
✓　法務局での手続き
✓　税務署での手続き
✓　年金事務所での手続き
✓　労働基準監督署での手続き
✓　ハローワークでの手続き
✓　旧オフィスの引き渡し

郵便局での手続き

オフィス移転の1週間程度前までに、郵便局へ「転居届」を提出します。この手続きを行っておくことにより、移転後に旧オフィス宛てに発送された郵送物を、新オフィスへ転送してもらえるからです。

郵送物の配達が遅れたり、行方不明になってしまったりすると、トラブルの原因にもなりかねません。転送先の登録には数日間を要するケースが多いことから、移転直前に届出を提出することにならないよう、早めに手続きを行いましょう。

消防署での手続き

50人以上の社員が在籍する場合に「防火・防災管理者選任（解任）届出書」や「消防計画作成（変更）届出書」の提出が必要です。いずれもオフィス移転の7日前までには届け出ることになっているため、期限を明確にした上で準備を進めておく必要があります。

なお、「防火対象物工事等計画届出書」を提出する場合には、新オフィスの内装工事を開始する7日前までに届け出なければなりません。内装工事の手配をする際には、「防火対象物工事等計画届出書」の提出期限もあわせて確認しておきましょう。

法務局での手続き

法務局にて、登記事項（本店・支店住所）の変更手続きを行います。具体的には、「本店・支店移転登記申請書」の届出が必要です。法務局に直接書類を提出するか、もしくはオンライン申請にて電子署名を付与した申請書を提出します。

提出期限は本店移転の場合は移転後2週間以内、支店の場合は移転後3週間以内です。期限を過ぎてから申請手続きを行った場合、登記懈怠（けたい）扱いとなり、代表者に対して100万円以下の過料が科せられる可能性があります。必ず期限内に申請手続きを行いましょう。

税務署での手続き

オフィス移転後の管轄税務署へ「異動事項に関する届出」を提出する必要があります。提出期限は明確に定められているものではありませんが、異動後速やかに提出するよう国税庁Webサイトに記載されているため、できるだけ早く手続きを行いましょう。管轄税務署へ直接持参するほか、e-Taxを活用して提出することも可能です。

なお、適格請求書発行事業者の場合、異動事項に関する届出が完了していれば「適格請求書発行事業者登録簿の登載事項変更届出書」をあらためて提出する必要はありません。

年金事務所での手続き

移転前の管轄年金事務所に「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」を提出する必要があります。提出期限はオフィス移転後5日以内です。他の届出と比べて期限が短い点に注意してください。提出後、同一都道府県内での異動の場合は届出日の翌月1日より、都道府県外の場合は届出の翌月1日または翌々月1日より管轄年金事務所が変更されます。

注意点として、協会けんぽ管掌の健康保険に加入している場合、都道府県をまたぐ移転に伴い健康保険料率が変更になることがあります。この場合、変更後の健康保険料率が適用されるのは、変更書に記載された事業開始年月日からです。徴収済みの健康保険料に過不足が生じる場合には、新たな管轄年金事務所にて納付する初回の保険料で精算されます。

労働基準監督署での手続き

事業所の所在地変更に伴い、「労働保険名称、所在地等変更届」を管轄の労働基準監督署または公共職業安定所に、「雇用保険事業主事業所各種変更届」を管轄の公共職業安定所にそれぞれ提出します。提出期限はオフィス移転の翌日から10日以内です。

なお、一元適用事業の場合、まず移転後の所在地を管轄する労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地等変更届」を提出し、その後、移転後の所在地を管轄する公共職業安定所へ「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。二元適用事業の場合、労災保険に関しては移転後の所在地を管轄する労働基準監督署に「労働保険名称、所在地等変更届」、雇用保険に関しては移転後の所在地を管轄する公共職業安定所に「労働保険名称、所在地等変更届」「雇用保険事業主事業所各種変更届」をそれぞれ提出しましょう。

ハローワークでの手続き

ハローワークでの手続きは雇用保険に関する変更の届出のため、前述した労働基準監督署への届出を済ませてから行います。「雇用保険事業主事業所各種変更届」を、移転先の管轄公共職業安定所に移転後10日以内に提出しましょう。

旧オフィスの引き渡し

ここまでに紹介した各種届出とあわせて進める必要があるのが、旧オフィスの引き渡しです。解約日までに原状回復工事を完了させ、入居前の状態に戻しておく必要があります。原状回復工事が解約日に間に合わなかった場合、賃貸料がさらに多くかかったり、違約金が発生したりすることにもなりかねません。解約日に間に合うよう、原状回復工事の進捗管理をしっかりと行いましょう。

原状回復工事に必要な期間は、必要な資材や施工範囲などによって異なります。場合によっては当初の想定よりも工事期間が長引く可能性もあることから、スケジュール管理を確実に行うことが大切です。

オフィス移転に伴うタスクをスムーズに進めるポイント

オフィス移転に伴って発生する総務タスクは膨大な量にのぼります。これらのタスクをスムーズに進めるには、どのような点に留意しておく必要があるのでしょうか。

事業者への手配は前倒しで進める

工事業者や引っ越し業者への手配は、できるだけ前倒しで進めるよう心がけましょう。手配を進める中で想定外の事態が発生するケースは少なくありません。予定外の遅延が発生することもあらかじめ織り込んだ上で、余裕をもったスケジュールで進めていくことが重要です。

また、発注後のやり取りを迅速に進められるかどうかも大切なポイントの1つです。問い合わせや見積もり依頼の段階から、各事業者のレスポンスの速さを注意深く確認しておくことをおすすめします。返答に時間がかかりがちな傾向が見られないか、不必要に多くのやり取りが発生していないか、といった点を見極めておくのがポイントです。

期日を明確にする

いつまでに何を完了させておく必要があるのか、具体的な期日を明確にしておくことも重要なポイントの1つです。とくに公的機関への届出に関しては、期限が設けられているケースが少なくありません。届出の内容によっては期限に間に合わなかったことに対するペナルティが設けられているものもあるため、期日が曖昧な状態で手続きを進めないことが大切です。

タスクを一覧化しチェックリストとして共有する

やるべきことと期日を一覧化したチェックリストを作成し、担当者間で共有しておくことをおすすめします。進捗状況を常に確認し合い、手つかずのままになっているタスクや進捗状況が不明のタスクが残されていないか、複数名の目で確認しましょう。

紙に印刷したリストよりも、クラウド上で閲覧・更新可能なリストのほうがリアルタイムの状況を確認できます。To Doリストなども併用しながら、抜け漏れのないよう着実にタスクを完了させていくのがポイントです。

オフィス移転サービスを活用するのも1つの方法

総務タスクをよりスムーズに進めるには、オフィス移転サービスを活用するのも1つの方法です。オフィス移転サービスに依頼することにより、多方面の事業者とのやり取りを一括で任せられるため、窓口を一本化できる点が大きなメリットといえます。また、オフィス移転に関するプロのノウハウを活用できるため、一連の総務タスクを省力化できることもメリットの1つです。

コニカミノルタジャパンでは、オフィス移転・リニューアルのご相談から現地調査、物件紹介、オフィス設計、施工管理、家具選定、引っ越し作業、運用サポートまで、一貫して承ることが可能です。総務タスクをできるだけ省力化するとともに、失敗のないオフィス移転を実現したい事業者様は、ぜひコニカミノルタジャパンにご相談ください。