目次
オフィス移転業者を選ぶにあたって必要な準備
自社にとって最適なオフィス移転業者を選ぶにあたり、必要とされる準備について解説します。業者を選定する前の段階で実施しておきたい2つの準備は次のとおりです。
オフィス移転の目的を明確にしておく
移転業者を選ぶ際には、そもそもなぜオフィス移転が必要であるかを明確にしておく必要があります。たとえば、単に場所を変えるための移転か、事業拡大に伴う増員や新規部門の創設が目的か、ネットワーク環境の整備・改善が目的かによって、達成すべきゴールは異なるからです。
とくに近年では、働き方改革を推進するきっかけの1つとしてオフィス移転を位置づける企業も増えています。オフィス移転の目的が明らかになっていなければ、移転業者に要望すべき事項もまとまりません。まずは適切な業者を選べるよう、なぜオフィスを移転するのかをしっかりと見定めておくことが大切です。
立地条件や整備環境などの希望をまとめておく
前述のとおり、オフィス移転に対応可能な業者は多方面にわたっています。各業者の専門領域によって、対応できる作業内容や作業範囲も千差万別です。たとえば、主に運搬のみ対応している業者もあれば、ネットワーク構築や配線作業も含めて請け負ってもらえる業者もあります。具体的にどのような作業を依頼したいのかによって、選ぶべき業者の特徴や分野が絞り込まれていくでしょう。
とくにオフィスの立地条件や環境面は、事業の成否を決定づけることもあるほど重要な要素です。自社が重視する立地条件・オフィス環境の希望をまとめておき、依頼先の候補となる業者が希望を叶えられるかどうかを十分に確認した上で依頼先を選定する必要があります。
オフィス移転業者を選ぶときのポイント
オフィス移転業者を選ぶ際には、下記に挙げる5つのポイントをチェックしておきましょう。
オフィス移転業を専門としている業者か
オフィス移転業が専門の業者かどうかは、業者を選定する際に必ずチェックしておきたいポイントの1つです。一般家庭の引っ越し作業とオフィス移転では、注意点や必要とされるノウハウが大きく異なります。企業は機密情報や精密機器が数多く保有しており、破損や流出には細心の注意を払わなくてはなりません。
オフィス移転業が専門の業者であれば、オフィス移転時に留意すべきポイントを押さえた上で移転計画を立て、実行してくれます。業者が専門とする領域を確認し、オフィス移転に精通している業者を選ぶことが大切です。
どの程度の規模まで対応可能か
これまでどのような規模・環境のオフィス移転を手がけてきた業者か、といった点も必ず確認しておく必要があります。小規模オフィスと大規模オフィスでは、求められるノウハウや移転に必要な工数が大きく異なるからです。また、自社の規模や立地と共通点の多いオフィスの移転を過去に手がけてきた業者であれば、自社の移転に関してもノウハウを備えている可能性が高いと考えられます。各業者が得意としているオフィスの規模・環境を問い合わせておくと、業者を選定する際の参考になるでしょう。
搬入・搬出計画を立案できるか
搬入・搬出計画を適切に立案できるかどうかも、チェックしておきたいポイントの1つです。オフィス移転時には運ぶ荷物の数が多く、何をどのような手順・方法で搬出するべきか綿密な運送計画を立てておく必要があります。移転後の新オフィスですぐに必要になる物品や機器を優先的に運ぶなど、業務の実態を踏まえた運送計画が不可欠です。運送計画を立案・実行する能力が高い業者かどうかによって、作業の進行具合が大きく異なるケースも少なくありません。業者選定時には、どのようにして運送計画を立てていくのかも確認しておくとよいでしょう。
オフィスのレイアウトにも対応できるか
新オフィスでのレイアウトプランの立案から内装工事までを、一括で手がけられる業者かどうかを確認しておくことも大切です。仮にレイアウトプランの策定と内装工事の実施を別々の業者に依頼することになれば、その分だけ業者の選定や手配に時間と手間がかかります。オフィス移転の目的や社員の働き方に合った動線設計などを工夫できる業者を選ぶことで、より働きやすいオフィスにできるでしょう。
営業と現場がきちんとつながっているか
業者に在籍している営業担当者と、現場担当者が適切に連携できているかどうかもチェックしておきましょう。一般的に、移転業者に依頼をした場合はまず営業担当者と話をすることになります。その先には現場担当者がいるはずですが、営業と現場の連携が不十分だと無理なスケジュールや見積もりを営業担当者が提示しかねません。
営業と現場の関係性が良好で、プランナーやデザイナーとも適切に連携できている業者を選ぶことで、自社の要望が的確に反映されたオフィスデザインを提案してもらえます。また、急なスケジュール変更やトラブルの際も迅速に対応してもらいやすいでしょう。実際にオフィスをデザインするデザイナーが商談に同席する業者を選ぶことも1つのポイントです。
オフィス移転業者の見積もりチェックポイント
オフィス移転業者の選定後は、見積もりを依頼することになります。見積もりをチェックする際のポイントを確認しておきましょう。
見積もりの内訳とサービス内容
見積もりを受け取ったら、まずは記載されているサービス内容と内訳を詳細に確認しましょう。移転計画の作成やレイアウトプランの立案、オフィス家具や機器の購入、配線工事や原状回復など、オフィス移転時に必要となる項目が漏れなく盛り込まれているか十分に確認するとともに、不要な項目が含まれていないかチェックしておく必要があります。
アフターサービスも含めたサービス内容についても確認しておくことをおすすめします。オフィス移転後に何らかの不具合やトラブルが発生した際、対応してもらえるのかどうかを事前に問い合わせておくとよいでしょう。
破損・紛失など、トラブルが発生したときの補償内容
移転時に物品や機器などの汚損や破損、紛失などが発生した際、どのような補償を得られるかについても必ず確認しておく必要があります。補償される対象と金額、補償対象外となる物品を確認しておくことで、作業開始後のトラブルを未然に防ぐことが大切です。また、貴重品や高価品は補償対象外になる場合があるため、のちのちトラブルにならないよう該当する物品があるようなら事前に申し出ておきましょう。
目的に合った業者にオフィス移転を依頼しよう
オフィス移転は中長期にわたる大がかりなプロジェクトとなります。依頼先の業者を選ぶ際には、サービス内容や対応可能な領域のほか、レスポンスの速さや提案内容の的確さなどを入念にチェックし、信頼できる事業者を選定することが大切です。今回紹介した選定のポイントや注意点を参考に、自社の目的に合った業者にオフィス移転を依頼しましょう。
コニカミノルタジャパンでは、オフィスのトータルデザインはもちろんのこと、「働き方」にフォーカスした独自の提案をしています。プロジェクトマネージャー、デザイナー、営業担当者が三位一体となって、お客さまのオフィス移転を強力にサポートしている点が大きな特徴です。オフィス移転を機に課題解決を実現したい事業者様は、ぜひコニカミノルタジャパンにご相談ください。
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