オフィス移転の効果を最大に！移転時にチェックしておきたい設備とは？｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

【移転が決まったらまずコレ】オフィス移転チェックリスト

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オフィス移転は事業の生産性向上や企業の課題解決に役立ちますが、移転の際に気をつけておかなければならないのが、オフィスの設備です。オフィス移転が終わったあと、設備の使い勝手が悪かったりすると、社内のさまざまな部署から報告が寄せられるといったことも少なくありません。また、オフィス移転の際には、災害時に備えてビルの電力供給方式や給水方式の確認も必要です。今回は、オフィス移転時にチェックしておきたい設備について解説します。

オフィス移転時に確認しておきたい基本的な設備

オフィス移転後に各インフラがしっかりと機能し、快適に仕事ができるようにするために、チェックしておきたい各設備とそのチェックポイントについて解説します。

空調

空調設備は、暑い時期や寒い時期などにオフィス内の温度を調節し、快適な仕事環境をつくるために必要な設備です。
基本的には新しいオフィスにある空調設備を使うことが多いため、移転先のオフィスを選ぶ段階で、快適な環境をつくれる空調設備が設置されているか、確認するようにしておきましょう。空調設備の主なチェックポイントは、温度管理の方法や空調の音、そしてにおいの有無です。空調設備から異音や異臭がしないかどうか確認するとともに、温度管理用コントローラーの動作についても確かめるようにしておきましょう。

照明

オフィス内の照明の明るさは、社員の生産性に影響を及ぼします。十分な明るさが確保できているかどうか、事前にしっかりと確認しておきましょう。また日中だけでなく、外が暗くなる時間帯でも問題なく業務が続行できる明るさかどうか、実際に足を運んで確認することをおすすめします。オフィスの適切な明るさに関しては以下の記事もご参照ください。

参考記事

・オフィスが暗い！？照明の適切な明るさと、オフィスデザインで工夫できること

水回り

業務に直接関係がないため見落とされがちなのが、トイレや給湯室などの水回りです。トイレの数は十分か、清潔か、給湯室が使いやすいかどうかなども、重要なチェックポイントとしておさえておきましょう。トイレの数は一般的に男女とも100坪ごとに1ブースあればよいとされています。しかしながら、例えば混雑するランチ時間や、有事の際に占有されてしまう可能性なども考えられるためできるだけ快適な環境を用意できるとよいでしょう。また、女性トイレに化粧台や棚などが設置されているかどうかも、あわせて確認しておきましょう。

電気

入居後、電気設備がオフィスレイアウトに適していなかったり、コンセントの数が足りなかったりする場合は、それぞれ電気工事やコンセントの増設工事が必要です。また、入居前にオフィス管理会社が契約をすませている場合もあるため、その契約内容についても事前に管理会社に確認しておきましょう。

オフィス移転時に確認しておきたいネットワーク設備

オフィス移転後にもっとも起こりやすいトラブルとされているのが、「ネットワークトラブル」です。
そのなかでも特に多いのが、「電話が使えない」、「社内ネットワークにつながらない」、「インターネットに接続できない」というトラブル。ここでは、そのようなトラブルを予防するためのチェック項目をご紹介します。

インターネット環境

回線事業者と契約できているか

ネット接続に必要なADSLや光ファイバーなどの回線を提供する事業者を回線事業者とよびますが、インターネットを使うためには回線事業者と契約する必要があります。移転にともないサービスを変更する場合は、移転前に利用していたサービスの解約手続きと新たに利用するサービスの新規契約手続きを行いましょう。また、サービスを継続して利用する場合でも、移転にあわせて回線の移転手続きを行う必要があります。移転先の住所がサービス提供区域ではない場合もあるので、事前によく確認しておきましょう。

プロバイダとの契約ができているか

プロバイダとは、ネット接続サービスを提供する業者のことです。インターネットを使うにはこの業者と契約する必要があります。回線業者がプロバイダを兼ねていることも多いので、契約済みかどうかを事前に確かめておいてください。

LANケーブルの配線は問題がないか

ネット接続において、LANケーブルは必要不可欠なものです。LANケーブルが床の上に直接伸びていれば踏まれて断線する危険性があるため、覆いで保護するか、ケーブルを床下に這わせるようにしましょう。
また、オフィスビルによっては天井裏にケーブルを伸ばせる場合もあります。必要に応じて、天井裏への配線も検討しましょう。

ネットワーク移行ができていて、回線が開通しているか

社内ネットワークを構築している場合は、移転にあわせてネットワークも移行しなければなりません。ネットワークの移行は、移転先に機器をもっていくか、新しいオフィスにネットワークを新設するか、どちらかの方法で行います。機器をもっていく場合は、湿度や衝撃などに注意が必要です。移転先での業務開始までに回線が開通し、ネットワークが正常に利用できる状態になるよう、社内システムを運用している担当者と連携を取りながら準備を進めていきましょう。

電話回線

電話回線が移設できているか

オフィス移転時は、電話回線の移行も必要です。同一市区町村内であっても今までの電話番号を継続して使用できない場合がありますので、NTTへ事前連絡することが必要です。電話番号の変更が必要な場合でも、新しい電話番号の音声アナウンスを流すことができるため、忘れずに申し込みをしておきましょう。

PBXを導入済みか

PBXとは、オフィスの内線電話や外部からの発着信を制御するための交換機です。社内LANにつなぐだけで使用可能なIP-PBXもあるため、インターネット回線とまとめて移行したい場合はIP-PBXの導入がおすすめです。

電話がつながっているか

電話機を使用する準備を終えたら、機器の動作確認を行いましょう。また、業務に必要な台数を確保できているかも、あわせて確認しておきましょう。

災害時のことを想定し、確認しておきたいオフィスの設備

オフィス移転時には、万一の災害時にも社員の安全が確保でき、迅速に業務再開ができるよう、電源設備や給水設備についてもチェックしておく必要があります。
ここからは、オフィスの受電方式や給水方式にはどんなものがあるか、また、災害時にも利用できる受電方式や給水方式、その設置位置や特徴などについて解説します。

オフィスビルの主な受電方式

1回線受電

電力会社からひとつの回線で受電する方式で、小規模オフィス向けとされています。

本線予備線受電

電力会社の別々の変電所から、本線と予備線の2回線で受電する方式です。停電が起きても、予備線へ切り替えることによって早急に受電を再開できます。

ループ受電

複数の需要家でループ状に配電線を敷いて受電する方式です。常に2回線で受電するため、一方の回線にトラブルがあっても停電することがありません。

スポットネットワーク受電

3回線を使って受電する方式です。2,000kW以上の事業者のみが契約できます。

受電方式は本線予備受電方式がオススメ

ループ受電やスポットネットワーク受電は回線の故障に強いとされていますが、電力供給を行っている変電所自体に問題があれば、長時間停電するリスクがあります。
変電所からの電力供給が止まる事態を回避するには、“本線で使用する変電所とは別の場所からも回線を引いておく”本線予備線受電方式がおすすめです。本線から予備線への切り替えのタイミングで短時間の停電は発生するものの、停電のリスクを低くおさえることが可能となります。

万一の災害を考慮し、受電設備の設置場所を考える

万一の災害時にも事業を継続することを考えるならば、災害の被害が及びにくい場所に受電設備が設置されていることが大前提となります。例えば、津波発生時に浸水の被害にあわないよう上層階に受電設備が設置されているかどうかなど、事前の確認を怠らないようにしましょう。

非常用発電設備は防災・保安設備に電力供給するもの

消防法や建築基準法では、防火・消防設備が作動するよう、非常用電力の確保が義務づけられています。
そのため、万一の災害時にも誘導灯や消火栓、スプリンクラー設備などは稼働するほか、ビルによっては非常時の保安用電源も確保していますが、このようなビルの非常用発電設備は一般的に、テナント専有部へ業務用の電源として電力を送ることを想定しているものではありません。

テナント専用発電機を設置できるのは、「設置スペース有」のビル

オフィスビルによっては、非常時のバックアップ電源を確保したいというテナントのニーズに対応するため、各テナントが非常用発電機を設置できるスペースを用意しています。オフィスビルの非常用電源を業務に使用することは難しいため、非常時の業務継続を考えるならば、移転先にこのようなオフィスビルを選ぶのもひとつの方法です。パソコン数台と電話など、非常時にどの機器を稼働させるのかといった運用方法についても事前に検討し、最適な非常用発電機の導入を考えましょう。

災害時に貯水機能が使えるのは、貯水槽水道方式

オフィスビルの給水方式には、配水管から直接水を送る「直結給水方式」と、配水管からの水をいったん受水槽にためてからポンプを使って給水する「貯水槽水道方式」があります。貯水槽水道方式は、配水管からの給水が止まってもしばらく水を使うことができ、災害時に役立つ給水方式ですが、水槽の点検や清掃に手間がかかるほか、設置スペースも必要になります。その他、以下の記事でコニカミノルタの熊本支店の被災の体験談も紹介しています。併せてご覧ください。