『オフィス移転マニュアル』
計画策定の進め方~設計・デザインから移転当日まで全行程を網羅。自社の大規模移転や100社以上のサポート経験をもとに具体的な実施内容や進め方のポイントを解説!ぜひご覧ください。
オフィス移転に伴い、やるべきことは数多くあります。何から手を付ければよいのかわからない・やるべきことがまとまらないと感じ、不安を抱いている担当者の方は多いのではないでしょうか。
この記事では、オフィス移転に際してやるべきことを9ステップにまとめ、マニュアル化しています。各ステップの目的とやるべきことを解説していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
ステップ1:移転プロジェクトの創設
最初のステップは、移転プロジェクトの創設です。以降のステップでは、いずれも移転プロジェクトが各種手配を行い、進捗状況を確認していくことになります。
目的
移転プロジェクトを立ち上げる主な目的は、オフィス移転の全体像を把握し、交通整理を行う役割を果たすチームを創設することです。オフィス移転ではさまざまな業者とのやり取りをはじめ、社内向けの告知などやるべきことが数多くあります。これらの役割を一手に担い、組織全体の動きを統括するのが移転プロジェクトです。
やるべきこと
はじめにやるべきことは、移転プロジェクトのメンバーの選定です。多くの場合、移転プロジェクトのメンバーは総務部門が中心となります。一方で、総務部門の社員のみが移転プロジェクトに参画するのはあまり得策とはいえません。オフィス移転は全社的な取り組みであり、事務所を移転するすべての部門に関わることだからです。できるだけ幅広い部門からメンバーを選出し、移転プロジェクトに携わってもらうのが望ましいでしょう。
メンバーを選出したら、次にプロジェクト責任者と窓口担当者を決めます。責任者と窓口担当者を社内に周知し、オフィス移転に関する問い合わせ先を明確にしておくことが大切です。
ステップ2:移転計画の策定・取引先への通知
次に、オフィス移転計画を策定します。移転スケジュールが決定次第、取引先や顧客などの関係先へ移転の案内を送付しましょう。
目的
オフィス移転に向けた準備から移転完了までの工程をまとめることが、移転計画策定の主な目的です。オフィス移転は、一般的な目安として半年前後を要する中期的なプロジェクトとなります。さまざまな準備を同時並行で整えていくことになるため、計画的に進めなくてはなりません。いつまでに何を完了させるのかを明確にし、役割分担を決めておく必要があります。
また、関係先への通知を漏れなく適切に実施することは、取引先や顧客との信頼関係を維持する上で重要なポイントです。移転の案内を送付する段取りを決め、実行へと移していきましょう。
やるべきこと
そもそもなぜオフィスを移転するのか、目的を明らかにしておくことが重要です。その上で移転計画書を作成し、具体的な作業内容と担当者を割り振りましょう。
関係先への通知は、メールと文書の2段階で行うのが得策です。通知が必要な関係先をリストアップするとともに、各部門の担当者が案内メールを送る際の雛型を作成しておくことをおすすめします。挨拶状は移転の1カ月程度前に送付するのが一般的です。印刷・郵送の手配が遅れることのないよう、早めに準備を進めておく必要があります。
ステップ3:移転先の選定・レイアウト作成
移転計画を策定したら、移転先の物件の選定やレイアウトの作成、現オフィスの解約申し入れを進めていきます。
目的
移転先の物件選びは、オフィス移転の目的に沿って進める必要があります。移転によって実現したいこと・解決したい課題を再確認した上で、条件に合ったオフィスを選ぶことが1つ目の目的です。
また、現オフィスの退去日までに原状回復工事を行わなくてはなりません。原状回復工事が必要な範囲や箇所を確認した上で、内装工事業者の選定・契約を進め、工事のスケジュールを打ち合わせておきましょう。
やるべきこと
現オフィスの課題点を整理し、新オフィスに必要な条件を絞り込みます。その上で新オフィスの物件を選定し、契約の手続きを進めていきましょう。オフィスのレイアウトを検討する際にも、現オフィスの課題点が解消されているかどうかを十分に確認しながら進めることが大切です。
現オフィスの原状回復工事に関しては、オーナーや管理会社が施工業者を指定している場合があります。業者が指定されていない場合は、自社で内装工事業者を選定しなくてはなりません。複数の業者に見積もりを依頼し、信頼できる業者を見極めた上で工事を発注しましょう。
ステップ4:物品リストの作成
オフィス移転に伴い、現オフィスからもっていく物品・新たに購入する物品・廃棄する物品が出てくるはずです。これらを漏れなく洗い出すには、物品リストを作成する必要があります。
目的
新オフィスで必要な物品をすべて新たに購入すると、膨大なコストがかかってしまいます。現オフィスで問題なく利用できている物品であれば、新オフィスでも活用したほうがコストを抑えられるでしょう。搬出する段階になって廃棄すべきか不明な物品が残っていたり、新オフィスで必要な物品が不足したりするのを防ぐためにも、漏れのないリストを作成しておくことが大切です。
やるべきこと
オフィスで使用している物品は膨大な量にのぼります。リストアップする際には重要度別に分け、とくに重要度の高い物品に漏れが生じないよう留意することが大切です。また、リース契約の機器や端末に関しては、使用場所の変更に際して申請が必要となる場合があります。現状リース契約を締結している物品は別途リストアップし、取り扱いについて事前に確認しておきましょう。
- 1
- 2