【移転が決まったらまずコレ】オフィス移転チェックリスト

オフィス移転やリニューアルに関するチェック項目をまとめた資料です。タスクの多いオフィス移転を漏れなく進めるためにぜひダウンロードください。

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オフィス移転を控えている事業者様にとって、「いつまでに何を済ませておけばいいのか」は悩ましい問題の1つでしょう。オフィス移転に際してやるべきことは多岐にわたるため、抜け漏れなく実行していくには全体の流れをおさえておく必要があります。

今回は、オフィス移転スケジュールの全体像と、事務所引っ越しの失敗を防ぐ上でおさえておきたいポイントをわかりやすく解説します。

オフィス移転スケジュールの全体像

オフィス移転には、一般的に6カ月程度の期間を要します。この期間中に完了させておくべきことを時期別にまとめました。まずはオフィス移転スケジュールの全体像をつかみましょう。

ポイント1：オフィス移転の目的を明確にする

ここからは、オフィス移転に失敗しないためにおさえておきたいポイントを紹介していきます。1つめのポイントは、オフィス移転の目的を固めるにあたって必要となるアクションです。

現オフィスに関する問題点の洗い出し

現オフィスに関する問題点を洗い出し、現状を把握しておくことが大切です。問題点の洗い出しは次の2つの観点から進めます。

現実的かつ具体的な機能に関する課題

現状、不都合・不便だと感じている点は、オフィス移転によって解消するべき課題に直結します。具体例として、下記のような顕在化している課題を列挙していきましょう。

・会議室が足りない
・増員により座席数が足りない
・現オフィスの老朽化などにより、耐震性や機能面に問題・不安が生じている

働く環境に関する課題

すでに顕在化している課題以外にも、働く環境に関する課題が潜んでいる可能性があります。多くの場合、経営課題と密接に関わる課題となるため、下記のような潜在的な課題も深掘りしておくことが大切です。

・縦割りコミュニケーションしか発生していない
・企業理念（従業員に居心地のよさを感じてほしい、お客様をおもてなししたい、など）が浸透していない
・働く上で、理想的な動線が確保されていない

経営層の意見の取りまとめ

オフィス移転は企業にとって重大なイベントであると同時に、多額のコストを要する作業でもあります。オフィス移転に関する経営層の意見を取りまとめ、移転計画に反映させていくことは重要なポイントといえるでしょう。

経営層の意見を取りまとめることにより、自社の理念や目指すべき方向性への理解を深めるとともに、経営層にも移転プロジェクトに関与してもらいやすくなります。

従業員へのアンケート実施

オフィス移転について従業員へのアンケートを実施し、現場の意見を反映させることも不可欠なポイントといえます。移転後のオフィスを毎日のように使うことになる従業員が現状抱えている不満や、新オフィスへの要望事項を聞き取り、可能な限り移転計画に盛り込みましょう。解消するのが困難な要望に関しては事情を丁寧に説明し、理解を得ておくことが重要です。

従業員のワークショップを実施

各部門から横断的に代表者を選出し、ワークショップを実施することにより、現場の意見をより深く理解できる可能性があります。

社員参加型のワークショップを体験してもらうことで、オフィス移転プロジェクトを「自分ごと化」する効果も期待できます。プロジェクトに協力的なメンバーが増えれば、移転をスムーズに進めやすくなるでしょう。

ポイント2：コンセプト策定とスケジュール作成

オフィス移転を成功させるには、コンセプトをしっかりと固めた上で適切なスケジュールに沿って作業を進めていく必要があります。コンセプト策定やスケジュール作成時に重視すべき点について見ていきましょう。

オフィス移転のコンセプトを決める意義とメリット

オフィス移転のコンセプトを端的に表すと「オフィス移転を通じて伝えたいことや実現したいこと」です。自社が現状抱えている課題や問題点をコンセプトに反映させ、解決につながることを確認しておく必要があります。

オフィス移転に際してコンセプトが固まっていれば、移転後にも対内的・対外的に以下のようなメリットを得られるでしょう。

・社員にコンセプトが浸透することで、自律的な働き方を推奨できる
・社員のロイヤリティ（会社への帰属意識や忠誠心）を高められる
・来訪者に対して企業からのメッセージを伝えられる

マスタースケジュールの作成

マスタースケジュールとは、プロジェクトの開始から完了までの作業工程をまとめた計画表のことです。マスタースケジュールを作成・共有することにより、必要項目の漏れを防ぐとともに、工程の遅れを回避しやすくなります。

マスタースケジュールの作成時には、新オフィスでの営業開始予定日から逆算していくのがポイントです。

現オフィスの解約条件の確認

現オフィスの解約・退去手続きも滞りなく進めましょう。退去に際しては、下記の項目について確認・対応していく必要があります。

・現オフィスの契約内容を確認し、解約予告（一般的には3～6カ月前）
・原状回復手続きの必要性・範囲の確認
・原状回復の見積もり依頼やスケジューリング

原状回復の詳細については、以下の記事にて解説しています。

予算の確定

移転に伴う想定外のコストをできるだけおさえるには、予算を十分に検討した上で策定しておかなくてはなりません。オフィス移転にまつわる各種費用を算出し、予算を確定させましょう。費用のかかる項目として、主に以下の項目が挙げられます。

移転先の物件を選定する際の観点

新しいオフィスを構える移転先の条件を決定しておくことも重要です。条件を設定して優先順位を確定することで、スムーズで効果的な物件選定が可能となります。物件の主な選定ポイントは次の4点です。

・面積、部屋数
・立地
・費用
・内装・設備など

移転時のチェックポイントについては、下記の記事もご参照ください。

物件の選定と内見

コンセプトにもとづいた条件が決まったら、物件の選定に入っていきます。希望する条件に見あった（あるいは条件に近い）物件をいくつかピックアップして、比較検討しましょう。

物件の候補が絞られてきたら、内見を通して実際のオフィスの状況を確認します。内見時には、次に挙げるポイントを中心にチェックしましょう。

ポイント3：オフィスデザインの決め方

オフィス移転を成功させるには、移転先のオフィスデザインを十分に検討しておく必要があります。オフィスデザインを決める際のポイントをおさえておきましょう。

デザイン会社を選定する際のポイント

オフィスのデザインを決定する際に、最も重要なポイントとなるのがデザイン会社の選定です。

過去の実績やこれまでに手がけてきたオフィスの事例を参考に、希望のデザインを踏まえた提案をしてくれるデザイン会社を選びましょう。

オフィスレイアウトの検討

オフィス全体のデザインと同時に、オフィスレイアウトについても検討していきましょう。オフィスレイアウトは、理想の働き方やコンセプトを具現化する重要なポイントになります。主なレイアウトの例とそれぞれのメリットについては、下記の記事をぜひ参考にしてください。

エントランスについて

エントランスや受付は、企業の印象を大きく左右するポイントの1つです。エントランスには企業コンセプトを反映させ、来訪者に自社のイメージを印象づけましょう。たとえば「先進性」「おもてなし」「親しみ」など、社内外に伝えたいメッセージを打ち出した空間にすることが大切です。

必要な機器を整理する

オフィスのレイアウトや概要が決まったら、オフィスに必要な機器の洗い出しも進めていきましょう。主なポイントとして、次の3つが挙げられます。

・インフラ環境の整備：無線LANなどの機器を実務での利用状況を踏まえて構築・整備
・機器の選定：設置箇所を図面や実地にて確認しながら進める
・利用環境の確認：必要な電源やインターネット配線の可否、セキュリティ設定など

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