オフィス移転時に必要な手続きと具体的な流れをシンプルに解説｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

各機関への届出

次に、公的機関などに提出する書類関係の届出について見ていきましょう。届出先ごとに必要な書類と提出期限を確認しておくことが大切です。

1. 郵便局

郵便局に「転居届」を提出しておくことで、旧オフィスに届いた郵送物を新オフィスに1年間転送してもらえます。提出を失念すると、旧オフィスの郵便受けに郵便物が溜まってしまったり、郵送物が正常に届かなかったりするおそれがあるため、必ず提出しましょう。

転居届の提出後、すぐに転送処理が開始されるわけではありません。実際に転送が始まるまでに数日を要するため、オフィス移転の1週間前を目安に提出しておくのが得策です。郵便局窓口のほか、郵便局のWebサイトでも手続きを進められます。

【ポイント】
・提出すべき書類：「転居届」
・提出期限：オフィス移転の1週間程度前まで

2. 消防署

50人以上の従業員が在籍している事業所の場合、オフィス移転にともない「防火・防災管理者選任（解任）届出書」や「消防計画作成（変更）届出書」を移転先の管轄消防署へ提出しておく必要があります。また、床の張り替えなどの造作工事を行う場合には、「防火対象物工事等計画届出書」の提出も必要です。防火対象の概要や図面などとともに、工事開始7日前までに移転先の管轄消防署まで持参します。また、オフィス移転の7日前には「防火対象物使用開始届出書」をオフィスのレイアウト図と共に移転先の管轄消防署へ提出しましょう。

【ポイント】
・提出すべき書類：
「防火・防災管理者選任（解任）届出書」「消防計画作成（変更）届出書」（従業員50人以上の事業所の場合）
「防火対象物工事等計画届出書」（造作工事を実施する場合）
「防火対象物使用開始届出書」（オフィスのレイアウト図を添える）
・提出期限：工事開始7日前まで

3. 法務局

オフィスの住所変更にともない、登記内容を変更する必要があります。支店を移転する場合は支店所在地に加え、本店所在地においても登記申請が必要です。なお、本店を移転する際には定款の変更をともなう場合もあるため、あわせて確認しておきましょう。

【ポイント】
・提出すべき書類：「本店移転登記申請書」「支店移転登記申請書」
・提出期限：本店は移転後2週間以内、支店は3週間以内

4. 税務署

オフィス移転後、移転前の管轄税務署へすみやかに「異動事項に関する届出」を提出します。直接持参するほか、郵送やe-Taxでも手続きが可能です。

【ポイント】
・提出すべき書類：「異動事項に関する届出」
・提出期限：変更後すみやかに

5. 年金事務所

移転前の管轄年金事務所に「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」を提出します。提出期限は移転後5日以内です。窓口への持参のほか、郵送や電子申請も受け付けています。

【ポイント】
・提出すべき書類：「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」
・提出期限：移転後5日以内

6. 労働基準監督署

「労働保険名称、所在地変更届」を、移転後の管轄労働基準監督署へ移転後10日以内に提出します。インターネット（e-Gov）にて届け出ることも可能です。あわせて、「労働保険保険関係成立届」や「労働保険概算・確定・保険料申告書」なども申請する必要があります。

【ポイント】
・提出すべき書類：「労働保険名称、所在地変更届」「労働保険保険関係成立届」「労働保険概算・確定・保険料申告書」
・提出期限：移転後10日以内

7. ハローワーク

移転先のハローワーク（公共職業安定所）に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。提出期限は移転後10日以内です。

【ポイント】
・提出すべき書類：「雇用保険事業主事業所各種変更届」
・提出期限：移転後10日以内

オフィス移転の手続きをリスト化して漏れなく進めよう

オフィス移転にともなう手続きや届出には、多種多様なものがあります。抜け漏れが発生することのないよう計画的に準備を進めるとともに、できるだけ早めの動きを意識していくことが重要です。この記事をチェックリストとしてぜひご活用ください。

オフィス移転は何度も経験するものではないため、ノウハウが管理部門に蓄積されていないケースも少なくありません。管理部門だけですべて完結するのではなく、プロのサービス会社に日頃から接しておけば、アドバイスを得ながら安心して準備を進められます。移転に関する情報入手とともに、プロのサービス事業者の選定も同時に進めておくことで、よりスムーズなオフィス移転を実現できるでしょう。

オフィス移転やリニューアル時には、専門の支援サービスを活用するのも効果的です。コニカミノルタジャパンでは、オフィス移転のサポートはもちろんのこと、オフィスデザインを含むトータルな提案をしています。プロジェクトマネージャー、デザイナー、営業担当者が三位一体となってお客さまのオフィス移転を強力にサポートできる点が大きな強みです。オフィス移転に伴う手続きにお困りの事業者様は、コニカミノルタジャパンのオフィスソリューションを活用してみてはいかがでしょうか。また、移転チェックリストや移転マニュアルもご用意していますので、ぜひこちらも参考にしてください。