オフィス移転やリニューアルに関するチェック項目をまとめた資料です。タスクの多いオフィス移転を漏れなく進めるためにぜひダウンロードください。
オフィス移転時には、多種多様な手続きを行う必要があります。何をいつまでに行うべきか整理しておかなければ、抜け漏れが発生する原因にもなりかねません。
今回は、オフィス移転時に必要な手続きについて、具体的にやるべきこととあわせてわかりやすく解説します。機関別の届出内容や手続きの期限もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス移転時に必要な手続きの概要
オフィス移転にともなう諸手続きは多岐にわたるため、まずは全体像を把握しておくことが大切です。オフィス移転時の手続き一覧と各機関への届出一覧、オフィス移転に必要な期間を確認しておきましょう。
オフィス移転にともなう手続き一覧
主な手続きとその概要は下記のとおりです。
| 手続き | 概要 |
|---|---|
| 1. オフィスの解約 | ・解約の通知 ・原状回復工事の手配 |
| 2. 通信関係の移転 | ・電話回線の移転または解約 ・インターネット回線の移転または解約 |
| 3. 金融機関の登録変更 | ・金融機関口座の住所変更 ・クレジットカードの住所変更 |
| 4. 取引先への連絡 | ・連絡すべき取引先のリストアップ ・メール・書面による案内送付 |
契約関係や住所変更手続きに漏れがあると、退去後の使用していないオフィスでランニングコストが発生し続けたり、トラブルの原因になったりするおそれがあります。必要な手続きを把握した上で、漏れのないよう着実に進めなくてはなりません。
各機関への届出一覧
オフィスが移転することにより、行政機関をはじめとするさまざまな機関への届出が必要になります。主な届出先と、提出すべき書類は下表のとおりです。
| 機関名 | 提出書類 |
|---|---|
| 1. 郵便局 | ・転居届 |
| 2. 消防署 | ・防火・防災管理者選任（解任）届出書 ・消防計画作成（変更）届出書 （いずれも50人以上の従業員が在籍する場合） ・防火対象物工事等計画届出書 （造作工事を実施する場合） |
| 3. 法務局 | ・本店移転登記申請書 ・支店移転登記申請書 |
| 4. 税務署 | ・異動事項に関する届出 |
| 5. 年金事務所 | ・健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更（訂正）届 |
| 6. 労働基準監督署 | ・労働保険名称、所在地変更届 |
| 7. ハローワーク | ・雇用保険事業主事業所各種変更届 |
詳細は後述しますが、提出する書類によっては期限が定められているものがあります。期限内に提出できるよう、早めに準備しておくことが大切です。
オフィス移転に必要な期間
オフィス移転は、中規模オフィスであれば6カ月程度の期間を要するのが一般的です。下記は時期ごとに取り組むべきことの目安を示しています。
| 時期 | 取り組むべきこと |
|---|---|
| 移転半年前 | ・現オフィスの解約通知 ・原状回復工事の計画立案 ・新オフィスの物件選定 |
| 移転4〜5カ月前 | ・原状回復工事の業者選定、手配 ・新オフィスのデザイン/レイアウト策定 ・什器などの選定 ・内装や電話工事の見積もり |
| 移転2〜3カ月前 | ・新オフィスに搬入する什器の洗い出し ・原状回復工事の発注 ・取引先に送付する案内の手配 ・社員向け説明会の開催 |
| 移転1カ月前 | ・新オフィスの内装工事、電気・回線工事 ・官公庁への届出 |
時期ごとにやるべきことをリストアップし、完了したものから消し込んでいくなどして、漏れのないように進めることが大切です。
オフィス移転にともなう手続き
オフィス移転にともなう手続きについて、項目ごとにより詳しく見ていきましょう。
1. オフィスの解約手続き
現オフィスの契約内容にもよりますが、一般的に解約は退去の6カ月程度前までに申し出る必要があります。契約内容を確認の上、物件のオーナーやビル管理会社に連絡し、解約通知を行いましょう。
また、オフィス向け物件の場合は原状回復工事が必須です。床や間仕切り、壁紙などを入居の際に工事している場合には、すべての入居前の状態に戻さなくてはなりません。工事が必要な箇所を具体的に洗い出し、内装工事業者に見積もりを依頼する必要があります。
なお、物件によっては原状回復工事を実施する業者が指定されている可能性があります。指定業者の有無についても、解約通知を行う際に確認しておくとよいでしょう。
2. 通信関係の移転手続き
事業に不可欠な通信関係の手続きも、オフィス移転に際して必須の工程の1つです。電話やインターネットを移転するのか、現在の契約を解約して移転先で新たに契約するのかによって、必要な手続きは異なります。移転手続きや新規契約には期間を要することもあるため、事業者に早めに問い合わせてスケジュールを確認しておくことが大切です。
また、OA機器をリース契約している場合には、リース会社への連絡も欠かせません。設置場所の変更にともない、契約内容の変更が必要になることも想定されるからです。搬出入はリース会社が指定した業者が実施するのか、自社で手配してよいのかといった点も事前に確認しておく必要があります。
3. 金融機関の登録変更
銀行口座やクレジットカードには現オフィスの住所が登録されているため、登録変更手続きを行う必要があります。Webサイトで手続きが可能かどうかを確認し、できるだけオンラインで手続きを進めるほうが効率的です。窓口での手続きが必須の場合には、通帳や届出印、移転後の登記事項証明書、社印など持参すべきものをあらかじめ確認しておきましょう。
金融機関の登録変更が完了するまでには、数週間程度の時間がかかるケースが少なくありません。移転直前にならないよう、早めに準備をしておくことが大切です。
4. 取引先への連絡
取引先への連絡は、今後も良好な関係を維持していく上で非常に重要なポイントです。連絡漏れが発生することのないよう、案内を送付する取引先をリストアップし、抜けがないか各担当者に確認してもらいましょう。
一般的に、はじめにメールで移転のお知らせを送付したのち、書面にて移転のご案内を送ります。書面の印刷や封入には一定期間を要するため、文面の作成や送付先のチェックはできるだけ前倒しで進めておくことが大切です。
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