オフィスワーカーは

１年で4900分、書類を探している。

書類を探す時間は一日あたり平均20分という調査結果を紹介しましたが、そんなに時間がかかっているとは誰も感じていないかもしれません。では、以下のようなシーンに思い当たることはありませんか。 ・机の上に積み上げている書類の束をひっくり返す ・書類が保管されているキャビネットまで移動する ・紙を１枚１枚めくりながら該当の書類を探す ・必要に応じてその場で内容のメモを取る ・ファイリングされている書類をバインダーから取り外してコピー、終わったら再度バインダーに挟み込む 一日のうちに何度となく発生するこの作業にかける時間を少しでも短縮し効率化できれば、本来するべき業務に集中し生産性を高めることができるのではないでしょうか。

書類はオフィスにある複合機などを使って電子化してしまいましょう。そのメリットは4つあります。 ■机の上に積み上げた書類の束をひっくり返して探さなくてもよくなる ■ファイリング済みの書類の場合、キャビネットまで移動して探さなくてもよくなる ■紙をめくるよりも電子データのページ送りの方が素早く確認ができる ■全文検索やファイル名の検索ができるようになる

オフィスに大量の書類がある場合、全てを電子化するのはとても時間のかかる作業です。今後発生するものについては電子化を進めて、過去の書類については外部の倉庫に預けてしまうのも一つの方法です。 ■必要な書類を必要な時に取り寄せできる 利用するサービスによっては、ファイル1冊単位から対応してもらえるものもあります。 ■指定した文書をスキャンして送ってもらうことができる ■テレワークが実現できる 電子データで取り寄せることができるので書類のあるオフィスに行かなくても仕事ができるようになります。 ■オフィススペースを有効活用できる 書類を電子化し、オフィス内に書類を保管しないようになれば、これまで紙に使っていたスペースを他に利用することができます。